Przetargi.pl
Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

Powiat Rycki ogłasza przetarg

  • Adres: 08-500 Ryki, ul. Wyczółkowskiego 10A
  • Województwo: lubelskie
  • Telefon/fax: tel. 081 8657450, 8657472 , fax. 081 8651966
  • Data zamieszczenia: 2014-05-14
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Powiat Rycki
    ul. Wyczółkowskiego 10A 10A
    08-500 Ryki, woj. lubelskie
    tel. 081 8657450, 8657472, fax. 081 8651966
    REGON: 43101944800000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.spryki.bip.lubelskie.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Przedmiotem zamówienia jest zrealizowanie szkolenia w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją dla pracowników jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego w ramach projektu pn. Rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie ryckim i puławskim oraz w gminach Wilków, Stężyca i Ułęż- projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Liczba uczestników szkoleń u poszczególnych beneficjentów projektu: 1) Powiat rycki (Lider): 24 godz. x 100 osób (10 grup) - łącznie 240 godzin zegarowych, w tym: a) 100 osób (10 grup x 12 godzin po max. 10 osób) w terminie od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2014 r. b) 100 osób (10 grup x 12 godzin po max. 10 osób) w terminie od 5 stycznia 2015 r. do 30 kwietnia 2015 r. 2) Powiat puławski (Partner): 32 godz. x 100 osób (10 grup) - łącznie 320 godz. zegarowych w terminie od dnia podpisania umowy do 29 sierpnia 2014 r. 3) Gmina Wilków (Partner): 32 godz. x 25 osób (3 grupy) - łącznie 96 godzin zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. 4) Gmina Stężyca (Partner): a) część I - archiwizacja dokumentów elektronicznych - 8 godz. x 19 osób (2 grupy) - łącznie 16 godz. zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. b) część II - elektroniczny obieg dokumentów - 24 godz. x 19 osób (2 grupy) - łącznie 48 godz. zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. 5) Gmina Ułęż (Partner): 32 godz. x 27 osób (3 grupy) - łącznie 96 godz. zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. Łączny czas trwania szkolenia: min. 816 godzin zegarowych. Dokładne terminy szkoleń u poszczególnych Zamawiających zostaną określone w porozumieniu z Wykonawcą po podpisaniu umowy. Szkolenia przeprowadzane będą w pomieszczeniach wskazanych przez poszczególnych beneficjentów projektu. Szkolenie musi dotyczyć wersji programu, który jest użytkowany przez pracowników beneficjentów, tj. E-Studio EZD 1.2.0.4753; 1.2.2.3899 EZD; E-obieg 2.5.2.2591, E-Studio EZD 1.2.0.4918 lub nowszych. Szkolenie musi być przeprowadzone na wersji programu, który aktualnie będzie użytkowany w trakcie przeprowadzania szkolenia u danego beneficjenta. Szkolenia muszą być prowadzone metodą mieszaną tj. wykład + warsztaty. Wykonawca zapewni: 1. zorganizowanie zajęć dostosowanych do poziomu wiedzy uczestników, tak aby każda z grup szkoleniowych u poszczególnych beneficjentów projektu wypracowała co najmniej czas zajęć szkoleniowych wskazany w punkcie 3.3. 2. sprzęt niezbędny do przeprowadzenia kursu, w tym: komputery stacjonarne z monitorami (lub notebooki) z nagrywarką CD/DVD, drukarki czarno - białe i kolorowe, skaner, rzutnik i ekran, 3. pracę uczestników kursu w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją, 4. materiały szkoleniowe niezbędne do nauki teoretycznej i praktycznej treści szkolenia (m.in. materiał z kursu - skrypt w wersji drukowanej i nagrany na pamięć przenośną typu pendrive - dla każdego uczestnika szkolenia) 5. materiały biurowe takie jak: notes, długopis, teczka kartonowa na dokumenty, dla każdego uczestnika szkolenia, 6. zapoznanie uczestników przed rozpoczęciem szkolenia z programem szkolenia oraz przekazania im harmonogramu realizowanych zajęć, 7. przeprowadzenie kursu w systemie: jedna osoba = jedno stanowisko komputerowe 8. organizację zajęć w dni robocze w godzinach pracy Zamawiających, jednorazowe zajęcia trwające 8 godz. zegarowych, 9. zapewnienia uczestnikom szkolenia w trakcie każdych zajęć poczęstunku w formie serwisu kawowego (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciastka kruche, cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy) 10. przeprowadzenie ankiet oceniających efektywność i jakość szkoleń, 11. przygotowanie i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, w tym: a) list obecności z podpisami uczestników szkolenia b) dziennika zajęć, zawierającego liczbę godzin szkolenia, tematy zajęć, nazwisko prowadzącego, c) pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych, d) wystawienie uczestnikom szkolenia dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia oraz zebranie pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór tych dyplomów, 12. stosowanie na wszystkich dokumentach (materiałach szkoleniowych, programach i harmonogramach szkolenia, listach obecności, dziennikach zajęć, zaświadczeniach itp.) oznaczenia o współfinansowaniu szkolenia z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z logotypami POKL - wg wzoru, który dostarczy Zamawiający, 13. przekazanie Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia szkolenia, następujących dokumentów: a) oryginałów list obecności b) oryginałów ankiet przeprowadzonych wśród uczestników c) oryginałów dzienników zajęć d) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych e) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia f) kserokopii dyplomów (zaświadczeń) o ukończeniu szkolenia poświadczonych za zgodność z oryginałem g) jednego kompletu materiałów dydaktycznych i biurowych, jakie otrzymali uczestnicy szkolenia h) oryginału sprawozdania ze zrealizowanego szkolenia. 14. Zakres tematyczny szkolenia będzie obejmował min. następujące zagadnienia: I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją u Zamawiającego 1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r. 4) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne II. Rodzaje współczesnej dokumentacji 1) Dokument elektroniczny 2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie 3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw 4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną b) przesyłki na nośniku papierowym c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych d) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) 1) Pojęcia i ważne terminy 2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw 3) Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD 4) Interoperacyjność znaku sprawy 5) Akta sprawy w EZD 6) Metryka sprawy w EZD IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD 1) Zadania punktów kancelaryjnych a) otwieranie przesyłek wpływających - wyjątki b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki c) Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) - wyjątki d) wprowadzanie metadanych e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie f) prowadzenie składu informatycznych nośników danych g) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych h) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych i) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego 2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych a) dekretacja pisma - wyjątki b) dekretacja zastępcza c) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa) d) podpisanie pisma podpisem elektronicznym e) podpisanie pisma podpisem odręcznym 3) Zadania prowadzących sprawy a) zakładanie spraw b) uzupełnianie metadanych c) prowadzenie kompletnych akt sprawy d) prowadzenie metryk spraw e) sporządzanie projektów pism f) dokonywanie akceptacji, V. Korespondencja wewnętrzna w EZD 1) udostępnianie pism, 2) przekazywanie pism, VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD 1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt), 2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt), 3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt), 4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym, 6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt), 7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt), 8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, 9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, 10) Sprawozdawczość archiwum zakładowego. VIII. Dyskusja W przypadku szkolenia przeprowadzanego w Gminie Stężyca - część 1 obejmie zakres wskazany w Rozdziale VII, część 2 zaś w Rozdziale III-VI i VIII zakresu tematycznego szkolenia. W przypadku Gminy Ułęż zakres szkolenia obejmuje przeprowadzenie jedynie warsztatów. 15) W związku z planowaną modernizacją systemów EZD, w trakcie szkolenia wykonawca zwróci szczególną uwagę na zagadnienia związane z: a) obsługą modułu zaawansowanej obsługi dokumentów (korespondencja seryjna i integracja z MS Office 2003+); b) obsługą modułu integracji z ePUAP; c) obsługą integracji z EWOPIS; d) obsługą wspólnego rejestru faktur i przesyłek przychodzących; e) obsługą funkcji grupowej akceptacji pism z podpisem elektronicznym.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 805300008
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.spryki.bip.lubelskie.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach