Przetargi.pl
Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego projektu MUNIMAP

INSTYTUT OCEANOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK ogłasza przetarg

  • Adres: 81-712 Sopot, ul. Powstańców Warszawy 55
  • Województwo: pomorskie
  • Telefon/fax: tel. 58 551-72-81 , fax. 58 551-21-30
  • Data zamieszczenia: 2024-03-27
  • Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: INSTYTUT OCEANOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK
    ul. Powstańców Warszawy 55
    81-712 Sopot, woj. pomorskie
    tel. 58 551-72-81, fax. 58 551-21-30
    REGON: 000632467
  • Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.iopan.pl/

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego projektu MUNIMAP
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu, odpowiedzialnego za komunikację w Projekcie (communication manager) oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego odpowiedzialnego za rozliczanie finansowania (financial coordinator) w ramach Projektu „Baltic Sea Munition Remediation Roadmap” (MUNIMAP), współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027, realizowanego w latach 2024-2027, jako usługi świadczonej dla Partnera Wiodącego Projektu, tj. dla Zamawiającego - Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot (nr postępowania IO/ZP/4/2024).2. Kod CPV: 79421000-1 (Usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych), 79211000-6 (Usługi księgowe), 79416000-3 (Usługi public relations), 79416100-4 (Usługi zarządzania public relations). 3. Zamówienie jest finansowane w ramach projektu „Baltic Sea Munition Remediation Roadmap” (MUNIMAP) współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027 (zwanego w dalszej części „Projektem”). 4. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia 2 osoby, w tym:1) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz 2) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Finansowego.5. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Projektu:1) reprezentowanie Partnera Wiodącego i Konsorcjum Projektu,2) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego 2021-2027 w Rostoku za pomocą systemu online „BAMOS+”,3) pośredniczenie w komunikacji pomiędzy Partnerami a Sekretariatem oraz Partnerem Wiodącym,4) udział w spotkaniach Komitetu Sterującego Projektem, 5) pomoc w organizowaniu spotkań roboczych i konferencji Projektu,6) prowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR na każdym spotkaniu Projektu,7) pomoc w sporządzeniu Umowy Partnerskiej wraz z załącznikami oraz jej aneksów, doprowadzenie do ich podpisania przez wszystkich Partnerów oraz nadzór merytoryczny nad jej przestrzeganiem, oraz inicjowanie ewentualnych modyfikacji Umowy Partnerskiej pod względem wymagań formalnych Programu,8) monitorowanie zgodności wyników Projektu (project outputs and deliveries) z wymaganiami Programu,9) pilnowanie osiągnięcia wyników Projektu, zarządzanie ich zmianami,10) monitorowanie realizacji harmonogramu pracy Projektu, jeżeli to konieczne, inicjowanie zmian,11) sporządzanie części merytorycznej sześciu okresowych sprawozdań Projektu w systemie „BAMOS+”,12) sporządzenie Strategii Komunikacyjnej Projektu zawierającej cele komunikacyjne i harmonogram ich wykonania dla każdego pakietu roboczego,13) nadzorowanie realizacji celów Strategii Komunikacyjnej Projektu: a) u wewnętrznych adresatów Projektu, tj. Konsorcjum (Partnerów oraz organizacji zrzeszonych Projektu) poprzez: wyznaczenie zadań poszczególnym Partnerom i ich roli w realizacji strategii,  zapewnienie dobrego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefon, poczta elektroniczna, konferencje online itd.), przestrzeganie wymogów formalnych Programu dot. użytkowania logotypów i sloganów UE, podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami Projektu, podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich Partnerów Projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces Projektu,b) u zewnętrznych adresatów Projektu, tj. grup docelowych Projektu, poprzez: sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Partnera Wiodącego, rozpowszechnianie wyników Projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych,14) opracowywanie treści i formy materiałów informacyjnych Projektu, tj. jak wpisy w mediach społecznościowych, newslettery, broszury, plakaty, banery itp. (koszty publikacji, druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Zamawiającego lub innych Partnerów),15) utworzenie strony internetowej projektu MUNIMAP w katalogu projektów Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027 (https://interreg-baltic.eu/projects/), wraz z bieżącą aktualizacją jej treści,16) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w Projekcie. 6. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Finansowego:1) bliska współpraca z osobami odpowiedzialnymi za administrację i rozliczanie projektu wyznaczonymi przezPartnera Wiodącego oraz pozostałych Partnerów, 2) doradzanie i instruowanie Partnerów w przestrzeganiu zasad programu Interreg w zakresie finansowym, księgowym oraz sposobu wydatkowania środków, 3) informowanie i doradzanie Partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia,4) doradztwo kwalifikowalności kosztów oraz procedur zgodnie z zasadami Programu, ze szczególnym uwzględnieniem zasad dla Partnerów norweskich,5) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń,6) sporządzanie części finansowej sześciu okresowych sprawozdań z postępu całego Projektu:a) wsparcie Partnerów w wypełnianiu formularzy zgodnych z wytycznymi programu,b) wstępna ocena kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu (pre-check),c) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej, rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne – kontakt z kontrolerami Partnerów,d) kontrola i rozwiązywanie problemów z dokumentami (trouble-shooting) które Partnerzy umieszczają w systemie „BAMOS+”,e) współpraca z Kontrolerem II Stopnia w zakresie certyfikacji sprawozdań z postępów Projektu,f) składanie wspólnych sprawozdań z postępów Projektu w wyznaczonym terminie w systemie „BAMOS+”,g) udzielanie w wyznaczonym przez Sekretariat Programu terminie, odpowiedzi na zamieszczane w systemie „BAMOS+” klaryfikacje do raportu,7) prezentowanie podczas spotkań konsorcjum bieżącej sytuacji finansowej oraz omawianie kwestii finansowych najbardziej istotnych dla danej fazy cyklu Projektu.7. Wymagania dotyczące wykonywania usługi przez Wykonawcę:1) Wykonawca zobowiązany jest znać zasady Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027;2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach Projektu oraz w warsztatach dla grup docelowych Projektu odbywających się na spotkaniach Projektu oraz realizowanych na terenie państw macierzystych Partnerów Projektu, tj. Polska, Niemcy, Litwa, Łotwa, Estonia, Norwegia, Dania i Szwecja lub spotkaniach hybrydowych; 3) Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym odbywających się w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba związana z realizacją Projektu; 4) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu Projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień oraz uczestniczyć w sporządzeniu tych wyjaśnień, w terminach wskazanych przez Zamawiającego.8. Wykonawca zobowiązany będzie przenieść na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych, razem z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania opracowaniami powstałymi w wyniku realizacji zamówienia w kraju i za granicą.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79421000-1
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.2. Warunki udziału
  • Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki dotyczące:1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie precyzuje tego warunku;2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający nie precyzuje tego warunku;3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – w zakresie posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 200.000,00 zł;4) zdolności technicznej lub zawodoweja) w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywania, w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie: co najmniej dwóch usług polegających na zarządzaniu lub koordynacji projektu, zawierających każda w swym zakresie wykonywanie zadań komunikacyjnych, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy międzynarodowej oraz co najmniej dwóch usług polegających na zarządzaniu finansowym projektem, zawierających każda w swym zakresie wykonywanie zadań rozliczania finansowania, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy o całkowitej wartości każdego z projektów minimum 2 miliony euro;b) w postaci dysponowania przez Wykonawcę następującymi osobami: 1 osobą posiadającą co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu lub koordynacji projektu/projektów, w tym co najmniej w 1 zakończonym projekcie, zawierającym w swym zakresie wykonywanie zadań komunikacyjnych, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy międzynarodowej, władającą biegle językiem polskim oraz władającą biegle językiem angielskim, 1 osobą posiadającą co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu finansowym projektem, w tym co najmniej w 1 zakończonym projekcie, zawierającym w swym zakresie wykonywanie zadań rozliczania finansowania, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy międzynarodowej, władającą biegle językiem polskim oraz władającą biegle językiem angielskim.Uwaga!1) W przypadku, gdy wartość sumy gwarancyjnej będzie wyrażona w walucie innej niż PLN, Zamawiający do oceny spełniania warunku sytuacji ekonomicznej lub finansowej przeliczy podaną wartość po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu otwarcia ofert (wskazanym w ust. 1 rozdziału XVI SWZ).2) W przypadku, gdy wartość projektu będzie wyrażona w walucie innej niż euro, Zamawiający przeliczy wartość projektu z danej waluty na PLN, a następnie z PLN na EURO po średnim kursie publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu otwarcia ofert (wskazanym w ust. 1 rozdziału XVI SWZ).3) Przez projekt z zakresu współpracy międzynarodowej należy rozumieć projekt charakteryzujący się uczestnictwem minimum trzech podmiotów z różnych państw, realizujących wspólne cele i działania, dofinansowany ze środków zorganizowanego program.4) W odniesieniu do warunku należytego wykonania usług, o którym mowa w pkt 4) lit. a), warunek może zostać spełniony poprzez wykazanie wykonania/wykonywania usług polegających jednocześnie na zarządzaniu lub koordynacji projektu i zarządzaniu finansowym projektem, jak również poprzez wykazanie wykonania/wykonywania osobno usług polegających na zarządzaniu lub koordynacji projektem i usług polegających na zarządzaniu finansowym projektem.
  • Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: Tak

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.5. Termin związania ofertą: 2024-04-04

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach