Przetargi.pl
Organizacja Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2016 w dniu 14 października 2016

Gmina Miasta Gdyni ogłasza przetarg

  • Adres: 81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54
  • Województwo: pomorskie
  • Telefon/fax: tel.
  • Data zamieszczenia: 2016-04-08
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Gmina Miasta Gdyni
    Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54 52/54
    81-382 Gdynia, woj. pomorskie
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.gdynia.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Organizacja Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2016 w dniu 14 października 2016
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Organizacja Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2016 w Pomorskim Parku Naukowo- Technologicznym Gdynia, w tym: 1. Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum. 2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem pracownika Zamawiającego. 3. Aktualizacja i obsługa strony internetowej wydarzenia www.forum.gdynia.pl w tym m.in: przygotowywanie materiałów tekstowych, zdjęciowych, filmowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, udostępnionych przez Zamawiającego, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów. 5. Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych. 6. Organizacja części wspólnej oraz czterech paneli FGM Gdynia 2016, w tym panelu: Przemysły Morskie, panelu: Logistyka Morska, panelu: Porty Morskie, panelu Ship Management. 7. Organizacja, w ramach paneli wskazanych w pkt 6. prelekcji tematycznych oraz dyskusji panelowej. 8. Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz w ramach części wspólnej, wykładu gościa specjalnego Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki morskiej. 9. Zatrudnienie moderatorów (prowadzących) oraz liderów poszczególnych paneli Forum. 10.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu i/lub przejazd. 11.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady. 12. Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli. 13. Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami. 14. Niezbędne wyposażenie i oznakowanie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja. 15. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych, ekran TV do transmisji części wspólnej w hollu oraz w przypadku spodziewanej frekwencji powyżej 300 osób organizacja transmisji części wspólnej w odrębnej sali. 16. Organizacja cateringu w dniu Forum podczas dwóch przerw (kawowej oraz lunchowej). 17. Organizacja zakończenia Forum, w tym: podsumowania Forum oraz zamknięcia Forum. 18. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum w serwisach społecznościowych w tym m.in.: Facebook, Goldenline 19. Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej oraz na stronach partnerów Forum oraz w tradycyjnych i elektronicznych mediach branżowych gospodarki morskiej. 20. Prowadzenie profilu Forum na portalu społecznościowym www.facebook.com, w tym realizacja co najmniej 4 postów video oraz bieżąca współpraca z pracownikami Zamawiającego w zakresie promocji Forum poprzez media elektroniczne Zamawiającego. 21. Druk, w nakładzie co najmniej 400 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego. 22. Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum. 23. Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego. 24. Aktualizacja i obsługa aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem. 25.Przygotowanie materiałów (press release) w ilości do 50 sztuk na konferencję prasową dot. Forum oraz udział przedstawiciela Wykonawcy w konferencji prasowej organizowanej we współpracy z Zamawiającym. 26. Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27. Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych lub teczek konferencyjnych bloczków do notatek oraz upominku reklamowego z logo, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego. 28. Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego. 29. Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum. 30. Wykonanie dokumentacji zdjęciowej i filmowej z Forum, w tym przygotowanie filmu (ok.120 sek.) z przebiegu wydarzenia. 31. Opracowanie raportu podsumowującego Forum. 32. Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym 33. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do opracowania zakresu tematycznego forum, oraz do utworów tj.: tłumaczeń, fotografii, aplikacji, opracowań graficznych i tekstowych, (w tym wszelkich sprawozdań, informacji, artykułów, danych), o których mowa w pkt 3), 4), 18), 21), 22), 23), 24), 25), 27), 29), 30), 31). 34. Obowiązek pozyskania nad Forum patronatów organów administracji rządowej i centralnej oraz patronatów organizacji pozarządowych, zgodnie ze wskazaniami i w porozumieniu z Zamawiającym.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 799500008
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.1. Kryteria oceny ofert: Atrakcyjność i oryginalność opracowania zakresu tematycznego Forum złożonego wraz z ofertą
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.gdynia.pl/bip/uslugi
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach