Wydawnictwo SYGMA, Wrocław 2003 ISBN 83-917763-0-1 - Poradnik - zamówienia publiczne - strona nr 5
Przygotowanie materiałów wyjściowych
Podstawowym dokumentem jest zatwierdzony budżet roczny jednostki (podzielony na części dotyczące dostaw, usług i robót budowlanych) wraz z załącznikami określającymi podstawy określenia cen dostaw, usług i robót budowlanych.
W przypadku tych ostatnich - robót budowlanych - będą to kosztorysy inwestorskie, sporządzone przez właściwe działy (osoby) odpowiedzialne za inwestycje lub eksploatacje w jednostce, z jednoznacznym określeniem możliwości lub niemożliwości wariantowego wykonania przedmiotu zamówienia.
Należy przyjąć, że w każdej jednostce, a w szczególności w jednostce zobowiązanej do stosowania ustawy o zamówieniach publicznych, zatwierdzony budżet jest zasadniczym elementem działalności. Określa on podstawową treść zadań do realizacji (przedmiot zamówienia) w danym roku oraz zatwierdzone na ich realizację środki finansowe.
W przypadku doraźnego powołania komisji przetargowej - wyłącznie do określonego przetargu lub grupy przetargów - należy wyposażyć ją w możliwość weryfikacji przedmiotu zamówienia oraz zatwierdzonego w tym zakresie budżetu. Takie działanie umożliwi kierownikowi jednostki dodatkową kontrolę dyscypliny budżetowej i skuteczną reakcję już na etapie przygotowań do postępowania o zamówienie publiczne.
W przypadku sektora finansów publicznych jest to jednoznacznie określone w art. 28 ustawy o finansach publicznych:
Art. 28. 1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.
2. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Planowanie i dokonywanie wydatków na realizację każdego kolejnego etapu programu wieloletniego poprzedzane jest analizą i oceną efektów uzyskanych w etapach poprzednich.
Na tym etapie, polegającym na kompletowaniu oraz analizie podstawowych materiałów i dokumentów, należy zwrócić uwagę, aby unikać dzielenia usług i dostaw oraz dokonać weryfikacji zakresu przedmiotu zamówienia dla robót budowlanych, aby w przypadku zatwierdzenia mniejszej ilości środków finansowych niż wynika to z kosztorysu inwestorskiego przygotować alternatywnie wniosek o zmniejszenie zakresu robót budowlanych (w danym roku budżetowym może być na przykład zrealizowana tylko część zadania) lub wniosek o zwiększenie ilości środków finansowych na przedmiotowe zadanie (można wskazać na te roboty, które nie są tak pilne lub inne miejsce możliwych oszczędności).
Jednak nie należy, w tym przypadku, samodzielnie określać zmniejszonego zakresu robót budowlanych, lecz zwrócić się do kierownika jednostki lub - zgodnie ze swoimi kompetencjami - bezpośrednio do właściwych działów (osób) odpowiedzialnych o zweryfikowanie przedmiotu zamówienia do wysokości zatwierdzonych środków finansowych.
Nie bez znaczenia jest ustawowa konieczność (w przypadku jednostek podległych ustawie o finansach publicznych) dokonywania przez kierownika jednostki analizy i oceny efektów uzyskanych w etapach poprzednich.
Zdarzające się na tym etapie nieprawidłowości mogą polegać na:
- dzieleniu zamówienia na części lub zaniżaniu wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur,
- sporządzeniu założeń budżetu na roboty budowlane bez wcześniejszego przygotowania dokumentacji projektowej i kosztorysu inwestorskiego,
- błędnej kwalifikacji robót budowlanych do usług (np. usługi budowlane, elektryczne lub hydrauliczne, które w rzeczywistości są robotami budowlanymi) i rezygnacji przy tej kwalifikacji ze sporządzenia kosztorysu inwestorskiego,
- zaniżeniu zakresu rzeczowego robót budowlanych, Zaniżenie ceny zamówienia, powodujące rozbieżność pomiędzy zatwierdzonym zakresem rzeczowym i finansowym może spowodować konieczność unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne z tego powodu, że cena najkorzystniejszej oferty przewyższać będzie kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na finansowanie zamówienia (art. 27b ust. 1 pkt 2).
Przypadek taki może w konsekwencji skutkować niewykonaniem rzeczowym i finansowym budżetu za dany rok z winy kierownika jednostki. - ogłoszeniu zamówienia na dostawę prac projektowych (o wartości powyżej 25.000 euro) bez wcześniejszego przeprowadzenia konkursu.
Umowa o prace projektowe przenosząca prawa autorskie jest dostawą. Wynika to z definicji dostawy zawartej w ustawie o zamówieniach publicznych oraz z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. - sporządzeniu kosztorysu inwestorskiego niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie metod projektowych podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego18,
Podstawą sporządzenia kosztorysu inwestorskiego metodą szczegółową są kosztorysowe normy nakładów rzeczowych (KNNR). Wynika to z Rozporządzenia w sprawie kosztorysowych norm nakładów rzeczowych, cen jednostkowych robót budowlanych oraz cen czynników produkcji dla potrzeb sporządzania kosztorysu inwestorskiego19.
-----------------
18 Dz. U. z roku 1999 nr 26, poz. 239
19 Dz. U. z roku 2000 nr 114, poz. 1195 z późn. zm.