Przetargi.pl
Zorganizowanie konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku wraz z zapewnieniem obsługi oraz uroczystą zasiadaną kolacją dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi

Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera ogłasza przetarg

  • Adres: 91-348 Łódź, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8
  • Województwo: łódzkie
  • Telefon/fax: tel. 42 6314533 , fax. 42 6314573
  • Data zamieszczenia: 2014-03-11
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera
    ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8 8
    91-348 Łódź, woj. łódzkie
    tel. 42 6314533, fax. 42 6314573
    REGON: 00028853800000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.imp.lodz.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut Badawczy

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Zorganizowanie konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku wraz z zapewnieniem obsługi oraz uroczystą zasiadaną kolacją dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi w dniach 02 - 06.06.2014 r., zapewnienie obsługi podczas konferencji, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 02.06.2014 roku dla ok. 500 osób, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku dla 200 osób oraz zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości. Konferencja i miejsca noclegowe będą znajdować się w jednym obiekcie odpowiadającemu standardowi w hotelu co najmniej czterogwiazdkowym, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /tekst jedn.Dz. U. 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późn. zm./ Konferencja w dniach 02 - 06.06.2014 r. zostanie zorganizowana w jednym obiekcie konferencyjnym /hotel lub ośrodek konferencyjny/,zlokalizowanym w Łodzi, w centrum miasta. Zakres zamówienia obejmuje zapewnienie sal konferencyjnych w dniach 02 - 06.06.2014 roku. przygotowanych do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej. 02.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 500 osób z możliwością zorganizowania w niej uroczystej kolacji zasiadanej również dla ok. 500 osób. Kolację należy przygotować na sali w czasie 90 min. po zakończeniu obrad konferencji. Zamawiający dopuszcza prowadzenie konferencji przy nakrytych stołach.Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji.Sala z dostępem do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Z uwagi na konieczność zorganizowania w sali uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/03.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla 250 osób Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji. Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 r. - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2 sal konferencyjnych dla 120 osób każda i trzech sal konferencyjnych dla 65 osób każda Wymagania dotyczące sal konferencyjnych Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób. W sali, w której zostanie zorganizowana uroczysta kolacja zasiadana nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Sala musi być klimatyzowana /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/oraz oświetlona. Kolacja zostanie zorganizowana w godzinach 19.00 - 24.00. 05.06.2014 - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2sal konferencyjnych - każda dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 06.06.2014 r. - zapewnienie: sali konferencyjnej dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Sale konferencyjne zostaną zarezerwowane dla Zamawiającego na wskazany czas. W dniu 02. 06. 2014 r. - w godzinach 16.00 - 24.00. W dniu 03. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 04. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 05. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 06. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00.Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania sal konferencyjnych w jednym obiekcie, znajdującym się w Łodzi, w centrum miasta. Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za dostosowanie sal do potrzeb konferencji /przestawienie mebli, ustawienie krzeseł, obsługa techniczno-informatyczna sprzętu, obsługa kelnerska itp./Zamawiający wskaże minimalną liczbę gości uczestniczących w poszczególnych konferencjach najpóźniej do dnia 10 maja 2014 roku, po tym dniu Zamawiający zastrzega sobie prawo jedynie do zwiększenia liczby gości. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za usługi gastronomiczne i hotelowe rzeczywistej liczby uczestników konferencji, zgodnie z ceną wskazaną w formularzu ofertowym. Zamawiający zastrzega sobie prawo zrezygnowania z jednej sali konferencyjnej w dniu 06. 06. 2014 r. bez żadnych konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej do dnia 30 kwietnia 2014 roku. W dniach 03 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przerwy kawowej dla uczestników każdej z konferencji w godzinach podanych przez zamawiającego /każda przerwa kawowa będzie trwała nie dłużej niż 1 godzinę/ Przerwa kawowa w trakcie konferencji rozumiana jest jako ciągłe udostępnienie kawy, herbaty, mleka, cukru, cytryny, zimnych napojów /wody mineralnej, soków/, ciastek różnego rodzaju /minimum 4 rodzaje/ przed salą konferencyjną. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie przerwy kawowej przygotowanie, obsługa kelnerska, zastawa nie jednorazowego użytku, jednolita biała lub ecru, sprzątanie). obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej i dostarczenia naczyń czystych oraz uzupełnienia na bieżąco braków w dostarczonym asortymencie /soki, woda, ciastka, kawa, herbata/. agendy konferencji organizowanych w dniach 03 - 06. 06. 2014 r. zostaną dostarczone Wykonawcy najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem pierwszej konferencji tj. przed 02. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni 20 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników na terenie obiektu, w którym będzie odbywać się konferencja. ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników konferencji w dniach 03 - 06. 06. 2014 r., na terenie jednego obiektu, a wszystkie posiłki będą przygotowywane i serwowane w restauracji znajdującej się w obiekcie konferencyjnym. Przykładowe menu lunchu zostało opisane w załączniku do umowy. wykonawca zapewni obsługę techniczną, logistyczną i organizacyjną na potrzeby zorganizowania konferencji w dniach 02 - 06. 06 2014 r. Wykonawca zapewni na potrzeby konferencji obsługę recepcyjną gości w dniach 02 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni sprzątanie sal konferencyjnych. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji /np. dotyczących pozostawania sali konferencyjnej w dyspozycji Zamawiającego, menu/. wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu i w dniu organizacji konferencji, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy wszystkie ustalenia z osobami zarządzającymi obiektem konferencyjnym zostały zapewnione. wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalenia szczegółów zorganizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wymagania dotyczące zorganizowania w dniu 02. 06. 2014 r. uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób oraz uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Wymagania dotyczące zorganizowania lunchy w pozostałe dni konferencji, znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Zapewnienie usługi hotelarskiej - zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości konferencji w dniach 01.06.2014 r. do 04.06.2014 r., wskazanych imiennie przez Zamawiającego, w pokojach jednoosobowych wraz z zapewnieniem bezpłatnych miejsc parkingowych.W cenę pokoju musi być włączone śniadanie w formie bufetu. Minimalna liczba gości korzystających z noclegu zostanie wskazana przez Zamawiającego najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację zakwaterowania gości w hotelu. Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego usunięcia usterek w pokojach hotelowych zgłaszanych przez gości w czasie ich pobytu lub w przypadku braku możliwości usunięcia usterki zakwaterowania w innym pokoju. Usterki powinny być usunięte, nie później niż do 6 godzin po dokonaniu ich zgłoszenia. Jeżeli zgłoszenie usterki nastąpi po godz. 22, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia innego pokoju o standardzie nie niższym niż pokój zajmowany przez gościa.Ogólne warunki współpracy Wykonawcy z Zamawiającym. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami upoważnionymi przez Zamawiającego. Przy realizacji zamówienia dopuszcza się możliwość porozumiewania za pomocą e-maila, faxu , ustalenia telefoniczne pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym muszą zostać natychmiast potwierdzone pisemnie lub elektronicznie.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin poszczególnych konferencji oraz serwisu gastronomicznego bez konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby uczestników konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku, ostatecznej liczby gości kolacji zasiadanej w dniu 02. 06. 2014 r. oraz kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Po tym terminie może nastąpić jedynie zwiększenie liczby gości. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby gości korzystających z usługi hotelowej, najpóźniej do 10 maja 2014 roku. W związku z finansowaniem zamówienia z różnych źródeł /środki pochodzą m.in. z projektu współfinansowanego z Unii Europejskiej - ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego/, Wykonawca zobowiązany będzie przed wystawieniem faktury VAT skontaktować się z Zamawiającym.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 553000003
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.imp.lodz.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach