Wydawnictwo SYGMA, Wrocław 2003 - ISBN 83-85673-05-9 - Zamówienia publiczne w praktyce - strona nr 31
Zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Po wyborze oferty na zamawiającym ciążą następujące obowiązki:
a) zawiadomienie o wyniku przetargu wszystkich oferentów, wskazując firmę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano, oraz ocenę (art. 50 ust. 1),
b) zawiadomienie o wyniku przetargu oferenta, którego ofertę wybrano, wskazując firmę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano, cenę oraz określenie miejsca i terminu zawarcia umowy (art. 50 ust. 4),
c) wywieszenie ogłoszenia o wyniku przetargu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego (art. 50 ust. 2),
d) wysłanie ogłoszenia do uczestników postępowania (art. 50 ust. 2),
e) doręczenie wybranemu oferentowi zawiadomienia o wyborze oferty określające termin zawarcia umowy (art. 51 ust. 2).
Postępowanie kończy się zawarciem umowy. Zawarcie umowy następuje w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia (art. 51 ust. 1) w miejscu publicznie dostępnym, w siedzibie zamawiającego oraz wysyłaniu do uczestników postępowania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty nie później jednak, niż przed upływem terminu związania ofertą.
Po zawarciu umowy zamawiający jest zobowiązany niezwłocznie do przesłania ogłoszenia do publikacji w "Biuletynie Zamówień Publicznych" (art. 14d ust. 1), zawierającego nazwę (firmę) i adres (siedzibę) zamawiającego, określenie wartości zamówienia publicznego, określenie przedmiotu zamówienia publicznego, określenie liczby złożonych ofert, w tym liczby ofert odrzuconych, informację o opublikowaniu ogłoszenia w "Biuletynie Zamówień Publicznych", określenie najniższej i najwyższej ceny przedstawianej w złożonych ofertach, imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę.
Dodatkowo, w przypadku udzielania zamówienia na roboty budowlane, zamawiający przekazuje Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacje cenowe z postępowania oraz kopie oferty najkorzystniejszej (art. 25 ust. 4).
Dokładnie reguluje to rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej. (Dz. U. nr 43 z 1998 r., poz. 260), które określa, że dokonuje się tego w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy na znormalizowanym druku będącym załącznikiem do rozporządzenia.
Przez okres 3 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający zobowiązany jest przechowywać oferty oraz protokół w sposób gwarantujący ich nienaruszalność (art. 26a).
Przy postępowaniu o wartości do 30 000 euro dokumentacja podstawowych czynności (art. 26 ust. 1) zawiera opis powodów zastosowania przez zamawiającego trybu dokonywania zamówienia innego niż przetarg nieograniczony (jeżeli zastosowano inny tryb zamówienia) oraz:
a) opis przedmiotu zamówienia,
b) nazwisko lub firmę (nazwę) oraz adresy dostawców i wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) cenę oferty,
d) inne istotne elementy każdej z ofert,
e) streszczenie oceny i porównania złożonych ofert (art. 26 ust. 1).
Tak sporządzona dokumentacja podstawowych czynności oraz wszystkie złożone oferty zamawiający zobowiązany jest przechowywać w sposób gwarantujący ich nienaruszalność przez okres 3 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art. 26a). Przez cały ten okres są one jawne dla dostawców i wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia (art. 26 ust. 2).