Wydawnictwo SYGMA, Wrocław 2003 - ISBN 83-85673-05-9 - Zamówienia publiczne w praktyce - strona nr 23
Warunki zamówienia publicznego
Istotne warunki zamówienia przy wartości zamówienia powyżej 30 000 euro określa się w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), która winna zawierać elementy określone w art. 35 ust. 1 art. 17a oraz art. 25 ust. 2.
Formularz zawierający specyfikację zamawiający przesyła nie później niż w ciągu tygodnia od dnia zgłoszenia wniosku o przesłanie formularza (art. 34. ust. 1).
Art. 34. 1. Zamawiający przesyła dostawcy lub wykonawcy formularz zawierający specyfikację istotnych warunków zamówienia, nie później niż w ciągu tygodnia od dniazgłoszenia wniosku o przesłanie formularza.
Należy zwrócić uwagę na precyzyjność zapisów ustawy: "Zamawiający przesyła", a nie przekazuje lub daje. Następnie, powyższe "przesłanie" następuje w ciągu tygodnia od wcześniejszego, pisemnego "zgłoszenia wniosku" przez oferenta, a nie natychmiast na jego żądanie. Nawet, jeżeli oferent zgłosi wniosek za pomocą teleksu, poczty elektronicznej lub telefaksu, to i tak musi "niezwłocznie" potwierdzić treść wniosku na piśmie (art. 21).
Niestety, bardzo często, sposób pozyskiwania przez oferentów specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest niezgodny z ustawą. Zamawiający drukuje "na zapas" odpowiednią liczbę specyfikacji (najczęściej na własnym ksero) lub doraźnie w chwili, gdy oferent ustnie zgłosi chęć zakupu specyfikacji i przekazuje ją oferentowi niezwłocznie po sprawdzeniu wpłaty odpowiedniej kwoty.
Proszę, dodatkowo, zwrócić uwagę na fakt "niecelowego" wydatkowania przez zamawiającego środków finansowych w przypadku "nadprodukcji" specyfikacji oraz techniczną niemożliwość określenia ceny druku specyfikacji. Przy własnej "produkcji" należałoby do ceny druku zaliczyć nie tylko cenę materiałów bezpośrednich, lecz także m.in. ewentualną amortyzację urządzenia oraz czas pracy i wynagrodzenie wynikłe z umowy o pracę pracownika dokonującego kserowania.
Proponowany, wzorcowy sposób przekazywania specyfikacji powinien wyglądać następująco:
1. Specyfikację istotnych warunków zamówienia - sporządzoną w jednym egzemplarzu - przekazuje się do kierownika jednostki w celu zatwierdzenia.
2. Po zatwierdzeniu specyfikacja wraca do komisji przetargowej (organizatora postępowania).
3. Osoba, wyznaczona z nazwiska oraz stanowiska służbowego do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami i wykonawcami, informuje oferentów, że specyfikację przesyła się po złożeniu wniosku (dopuszczalny jest faks, telefaks oraz poczta elektroniczna, jednak wymaga niezwłocznego potwierdzenia na piśmie - art. 21) w terminie tygodnia od otrzymania wniosku.
4. Po otrzymaniu pisemnego wniosku (załącznik do protokołu) zamawiający zleca druk specyfikacji (otrzymuje za to fakturę będącą bezdyskusyjnym kosztem druku) i przesyła ją (za zaliczeniem pocztowym i zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oferentowi. Otrzymane potwierdzenie odbioru (kolejny załącznik do tworzonego protokołu) jest datą powzięcia informacji, od której liczymy 7 dni na złożenie ewentualnego protestu.
Jeżeli przeprowadzono wstępną kwalifikację, to specyfikację przesyła się wszystkim zakwalifikowanym dostawcom lub wykonawcom (art. 34. ust. 3) bez oczekiwania na wniosek o jej otrzymanie.
Za formularz zawierający specyfikację wolno żądać ceny, która pokrywa jedynie koszty jego druku oraz przesłania (art. 34. ust. 4).
Cena formularza specyfikacji istotnych warunków zamówienia może jedynie pokrywać koszty druku tego formularza oraz przesłania go do podmiotów zainteresowanych udziałem w postępowaniu. Zamawiający muszą pamiętać, że nie jest kosztem druku:
- merytoryczne opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- wynagrodzenie pracowników etatowych za jakiekolwiek czynności związane ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,
- koszt publikacji ogłoszenia w prasie,
- rezerwa, narzuty, koszty wydziałowe itd.
Należy zauważyć, iż zamawiający sporządzając specyfikację istotnych warunków zamówienia, powinni wykazywać najwyższą staranność, tak aby zapisy specyfikacji były jasne i nie budziły wątpliwości, zatem np. koszty potencjalnej korespondencji z oferentami nie mogą wpływać na ceną formularza specyfikacji.
Cena wynikająca z art. 34 ust. 4 dotyczy wyłącznie jednego egzemplarza formularza specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a nie np. 10, jak w przypadku postępowania, w którym zamawiający całymi kosztami druku i przesłania formularza obarczał każdego z zainteresowanych dostawców/wykonawców.
Naruszenie art. 34 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych może prowadzić do wniesienia przez potencjalnych dostawców lub wykonawców skutecznego protestu i w efekcie odwołania do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jednocześnie należy zauważyć, iż naruszenie wskazanego przepisu ustawy może skutkować naruszeniem jednej z fundamentalnych zasad obowiązujących w postępowaniu o zamówienie publiczne - zasady powszechności, co w konsekwencji może prowadzić do naruszenia art.
138 ust. 1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych21 i odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Na tym etapie kontroli prowadzonej przez Prezesa UZP, konsekwencją tejże jest przesłanie do zamawiających, którzy naruszyli postanowienia art. 34 ust. 4 ustawy, pisma treści ogólnej lub indywidualnej zwracające uwagę na ujawnione uchybienia.
źródło informacji: http://www.uzp.gov.pl/; "Informator UZP"- sierpień 1999 Anita Wichniak-Olczak, Wojciech Michalski
------------------------------------
21 Ustawa o finansach publicznych - art. 138 ust. 1 pkt 12: Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest popełnienie czynu polegającego na naruszeniu zasady, formy lub trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego.