Dokument roboczy pracowników komisji - Podręcznik dotyczący ekologicznych zamówień publicznych - strona nr 12
Określenie przedmiotu umowy
3.1.
Przedmiotem umowy jest produkt, usługa lub praca, jaką zamawiający chce nabyć. Na ogół wynikiem procesu określania przedmiotu umowy będzie podstawowy opis produktu, usługi lub pracy, jednakże może on także przybrać formę definicji opartej o wykonanie.
Z ekologicznego punktu widzenia, definicja oparta o wykonanie byłaby lepsza, ze względu na to, iż w takim przypadku instytucja kontraktująca nie musi szczegółowo określać wszystkich cech, jakie powinien posiadać produkt/usługa/praca, lecz tylko określić pożądane efekty.
3.1.1 Prawo wyboru
W zasadzie zamawiający ma wolny wybór, co do określenia przedmiotu umowy w jakikolwiek sposób, który spełnia jego oczekiwania. Przepisy dotyczące zamówień publicznych nie zajmują się tak bardzo tym, co instytucje kontraktujące zakupują, lecz głównie tym, w jaki sposób realizują zakupy. Z tej przyczyny, żadna z dyrektyw odnośnie zamówień nie ogranicza przedmiotu umowy jako takiego.
Jednakże, dowolność zdefiniowania umowy nie jest nieograniczona. W niektórych przypadkach wybór określonego produktu, usługi lub pracy może zaburzyć równowagę na polu działań przedsiębiorstw realizujących zamówienia publiczne na obszarze całej UE. Muszą więc istnieć pewne zabezpieczenia.
Po pierwsze zabezpieczenia te polegają na tym, że postanowienia Traktatu Wspólnoty Europejskiej odnośnie zakazu dyskryminacji, wolności świadczenia usług oraz wolnego przepływu towarów mają zastosowanie we wszystkich przypadkach, a więc także
i do umów na zamówienia publiczne w oparciu o progi wyznaczone w dyrektywach lub pewne aspekty umów, które nie zostały w sposób wyraźny omówione w dyrektywach. W praktyce oznacza to, iż należy upewnić się czy umowa nie wpłynie na dostęp do danego rynku krajowego innych jednostek działających na obszarze UE.
Kolejne zabezpieczenie, zgodnie z zasadami zamówień publicznych, polega na tym, że stosowane specyfikacje techniczne określające umowę nie mogą być formułowane w sposób wprowadzający dyskryminację.
3.1.2. Wybranie ekologicznego tytułu dla umowy
Ułatwia to oferentom szybkie rozpoznanie oczekiwań oraz przekazuje informacje o tym, że ekologiczne cechy produktu lub usługi stanowić będą ważną część umowy.
Ekologiczny tytuł pochodzący z Instytutu Ochrony Środowiska w Brukseli
Brukselski Instytut Eko-zarządzania (IBGE-BIM) zatytułował przetarg na świadczenie usług utrzymania czystości: "Ekologiczna umowa na usługi utrzymania czystości". Inne odpowiednie tytuły mogą brzmieć "Umowa na naturalny catering" lub "Energo- oszczędny budynek".
Stosowanie promocyjnych tytułów niesie ze sobą przesłanie nie tylko dla potencjalnych dostawców, lecz także dla społeczności lokalnej oraz innych instytucji kontraktujących.
3.1.3 Przeprowadzenie analizy rynku
W trakcie określania, co chcemy zakupić, niezmiernie istotne jest zrozumienie sytuacji na rynku. Bardzo trudno jest opracować pomysł na produkt, usługę lub pracę bez posiadania wiedzy na temat tego, co jest dostępne na rynku. Opcje ekologiczne nie zawsze są takie oczywiste lub odpowiednio rozreklamowane.
Z tego względu należy przeprowadzić pewne badania. Badania te mogą przybrać formę analizy rynku. Analiza rynku to ogólne badanie potencjału rynku, który może zaspokoić określoną przez zamawiającego potrzebę. Aby zrobić to dobrze, analiza ta musi zostać przeprowadzona w sposób otwarty oraz obiektywny, koncentrując się na tym, jakie ogólnie rozwiązania dostępne są na rynku, a nie na preferowanych czy też faworyzowanych wykonawcach. Taka analiza wykaże przyjazne środowisku opcje, jeśli takie będą, oraz ogólny poziom cen dostępnych wariantów.
Poszukiwanie odpowiedniego produktu
Społeczność planująca zakup ogrodzenia oraz elementów małej architektury ulicznej (np. ławki itp.) może przeprowadzić rozpoznanie materiałów dostępnych na rynku takich jak drewno z lasów zarządzanych w sposób zapewniający równowagę ekologiczną lub materiałów syntetycznych wyprodukowanych z ponownie przetworzonych surowców.
3.1.4. Rekomendacje dotyczące umów na wykonanie robót
W sektorze budowlanym wiele uwagi poświęca się zagadnieniu pod nazwą "zrównoważona budowa". Rządy, występujące w roli instytucji kontraktujących, często wspólnie ze spółkami budowlanymi oraz architektami opracowują metody budowlane przyjazne dla środowiska.
Francuski test dla bardziej ekologicznych budynków mieszkalnych
Rząd francuski wprowadził w życie plany mające na celu zastosowanie HQE (Haute Qualité Environnementale), metodę zapewniającą osiągnięcie wysokiej jakości w sektorze budowlanym, przy wznoszeniu budynków socjalnych oraz planowaniu przestrzennym. Metoda ta koncentruje się na projektowaniu budynków, które wymagają mniejszego zużycia wody oraz energii, a także mniejszych nakładów związanych z ich utrzymaniem.
Dla celów określonych projektów publicznych oraz prywatnych, obowiązkowe jest przeprowadzenie Oceny Oddziaływania na Środowisko (ang. EIA). Obowiązek ten nie wynika z dyrektyw dotyczących zamówień publicznych, jednakże może wywierać wpływ na zdefiniowanie przedmiotu umowy lub klauzule jej wykonania. Analiza oddziaływania na środowisko stanowi źródło informacji dla władz krajowych, które umożliwiają podjęcie przez nich decyzji przy uwzględnieniu pełnej wiedzy na temat jej wpływu na środowisko. Podczas procesu określania przedmiotu umowy, dokonanie oceny wpływu na środowisko może prowadzić do podjęcia bardziej wyważonej decyzji.
W ten sam sposób Dyrektywa 2002/91/WE w sprawie charakterystyki energetycznej budynków, która zobowiązuje kraje członkowskie do postawienia minimalnych wymogów, co do wydajności energetycznej nowych budynków oraz już istniejących dużych gmachów, które są poddawane renowacji, wpływa na określenie przedmiotu oraz specyfikacji technicznych umowy na prace budowlane lub renowacyjne w tego typu budynkach.
3.1.5. Rekomendacje dotyczące umów na dostawy oraz usługi
Korzyści dla środowiska z ekologicznych umów na dostawy lub usługi płyną z rezultatu końcowego: końcowego produktu lub usługi.
Istotną kwestią jest poprawa ogólnego wykorzystania energii poprzez, na przykład zwiększenie wydajności energetycznej. Będzie to pomocne dla środowiska oraz pozwoli jednocześnie na oszczędności finansowe.
Kolejną sprawą, którą należy wziąć pod uwagę, to wpływ na środowisko ekologicznego produktu lub usługi na etapie wywozu odpadów. Analizy rynkowe mogą ujawnić duże rozbieżności pod względem:
ilości odpadów, szkodliwego wpływu materiałów oraz ilości materiałów, które można ponownie przetworzyć.
Następna ważna sprawa to trwałość produktu; czy zbudowany został w sposób gwarantujący jego trwałość. W niektórych przypadkach bardzo atrakcyjne wydawać może się zakupienie najtańszego produktu, jednakże w dłuższym okresie czasu może okazać się on droższy, a także bardziej szkodliwy dla środowiska. Produkty o niższej jakości (bez względu na ich ekologiczny charakter) na ogół mają krótszy okres użytkowania. Jeśli produkt tańszy trzeba wymieniać częściej w porównaniu z droższym produktem, prowadzić będzie to do wyższych kosztów, większego zużycia energii oraz większej ilości odpadów. Bardziej ogólnie rzecz ujmując, zwłaszcza w przypadku umów na usługi, należy kłaść główny nacisk ekologiczny na wykonanie tak, aby można było wybrać mniej wymagający pod względem ekologicznym sposób wykonania umowy, biorąc pod uwagę sprzęt oraz użyte materiały.