Przetargi.pl
Obsługa wyjazdów krajowych i zagranicznych Krajowego Ośrodka Badań i Dokumentacji Zabytków realizowanych w związku z realizacją projektu Legalny i nielegalny obrót dobrami kultury. Platforma badawczo - edukacyjna wymiany doświadczeń w dziedzinie zapobiegania przestępstwom przeciw dziedzictwu kulturowemu.

Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków ogłasza przetarg

  • Adres: 00-464 Warszawa, ul. Szwoleżerów 9
  • Województwo: mazowieckie
  • Telefon/fax: tel. 022 6293791 , fax. 022 6226595
  • Data zamieszczenia: 2010-12-02
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków
    ul. Szwoleżerów 9 9
    00-464 Warszawa, woj. mazowieckie
    tel. 022 6293791, fax. 022 6226595
    REGON: 01526389000000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.kobidz.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytucja Kultury

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Obsługa wyjazdów krajowych i zagranicznych Krajowego Ośrodka Badań i Dokumentacji Zabytków realizowanych w związku z realizacją projektu Legalny i nielegalny obrót dobrami kultury. Platforma badawczo - edukacyjna wymiany doświadczeń w dziedzinie zapobiegania przestępstwom przeciw dziedzictwu kulturowemu.
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów i spotkań dla Krajowego Ośrodka Badań i Dokumentacji Zabytków w poniższym zakresie: I. rezerwacja, zakup i dostarczanie Zamawiającemu biletów lotniczych na międzynarodowe przewozy lotnicze; II. rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w kraju i za granicą. Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach u projektu: Legalny i nielegalny obrót dobrami kultury. Platforma badawczo - edukacyjna wymiany doświadczeń w dziedzinie zapobiegania przestępstwom przeciw dziedzictwu kulturowemu. Projekt jest realizowany od 2 listopada 2009 do 31 października 2011. Zakres przedmiotowego zamówienia obejmuje: Zasady ogólne: 1) Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane usługi, co oznacza, że Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielania zamówień do maksymalnych kwot wskazanych w nw. zakresach usług. 2) Wykonawca w momencie zakupu będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu realizacji usług ze środków własnych. Wynagrodzenie wykonawcy za świadczenie usług zostanie obliczone zgodnie z treścią wzoru umowy stanowiącej załącznik do SIWZ. 3) Procedura składania zamówienia na realizację usługi obejmuje: a) komunikacja pomiędzy stronami (Zamawiający i Wykonawca) odbywa się za pośrednictwem osób wskazanych w umowie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego jako osoby do kontaktów; b) przesyłanie informacji w zakresie zamawianych usług odbywa się za pomocą osób określonych w pkt. a) przy użyciu e-maila lub faksu, którego adres i numer znajdzie się w umowie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego; c) wszczęcie procedury następuje przez złożenie e-mailem lub faksem zamówienia przez Zamawiającego zawierającego co najmniej: zakres usługi, ilość osób korzystających z danej usługi, termin realizacji danej usługi; Wykonawca potwierdza otrzymanie zamówienia w dniu jego otrzymania; d) w odpowiedzi na przesłane zamówienie Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć e-mailem lub faksem propozycję realizacji zamówionej usługi w terminie nie dłuższym niż 2 dni od dnia złożenia zamówienia w zakresie określonym w n/w szczegółowych opisach realizacji usług; Zamawiający potwierdza otrzymanie propozycji w dniu jej otrzymania z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy propozycja zostanie przesłana w dniu wolnym od pracy (sobota, niedziela lub inny dzień ustawowo wolny od pracy) Zamawiający potwierdza otrzymanie propozycji niezwłocznie po jej odczytaniu, nie później jednak niż w pierwszym dniu roboczym od dnia jej otrzymania; e) Zamawiający jest uprawniony wprowadzić zmiany do propozycji zgłoszonych przez Wykonawcę w terminie 2 dni od dnia złożenia propozycji poprzez wskazanie sposobu realizacji danej usługi m.in. poprzez wskazanie wybranych połączeń lotniczych, miejsc noclegowych itp. a Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia wytycznych Zamawiającego; f) Z zastrzeżeniem pkt. e) Zamawiający niezwłocznie akceptuje propozycję złożoną przez Wykonawcę. Brak zgłoszenia uwag przez Zamawiającego w terminie 2 dni od dnia potwierdzenia otrzymania propozycji przez Zamawiającego traktuje się jako akceptację propozycji złożonych przez Wykonawcę. W przypadku gdy propozycja Wykonawcy jest wariantowa tzn. zawiera kilka potencjalnych sposobów realizacji Wykonawca realizuje propozycję najbardziej ekonomiczną pod względem finansowym, chyba, że z szczegółowego opisu realizacji poszczególnych usług wynika inaczej. 4) Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze części składowych zakupionych usług wraz z rabatem, danymi pasażera oraz danymi dotyczącymi podróży. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu miesięcznych raportów z realizacji zamówienia w wersji papierowej i elektronicznej. W raporcie powinny być ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi. 5) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu miesięcznych raportów z realizacji zamówienia do 15 dnia następnego miesiąca. 6) Przedmiot umowy realizowany będzie na podstawie zamówień Zamawiającego, sukcesywnie w okresie od 01 stycznia 2011r. do 31 października 2011 r. lub do wyczerpania środków. 7) Ilość podanych biletów uwzględnia wyjazd i powrót. SZCZEGÓŁOWY OPIS REALIZACJI POSZCZEGÓLNYCH USŁUG: I. REZERWACJA, ZAKUP I DOSTARCZANIE ZAMAWIAJĄCEMU BILETÓW LOTNICZYCH NA MIĘDZYNARODOWE PRZEWOZY LOTNICZE 1. Kompleksową, obsługę w zakresie rezerwacji biletów lotniczych i realizacji połączeń wieloetapowych zagranicznych i możliwości ich łączenia w klasie ekonomicznej lub w klasie przewoźników tzw.Tanie Linie Lotnicze. W ramach realizacji pkt. I Opisu Przedmiotu Zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zagwarantować Zamawiającemu: a) możliwość całodobowej rezerwacji biletu lotniczego, jej zmiany lub odwołania; możliwość całodobowego wykupu biletu. Zamawiający dopuszcza możliwość rezerwacji, jej zmiany i wykupu biletu za pomocą systemu rezerwacji on-line; b) możliwość anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z zakupem biletu) przez Zamawiającego rezerwacji biletu, zmiany terminu (data i/lub godzina) podróży, klasy podroży, danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podroży, c) opracowanie najkrótszych i najtańszych połączeń z miejsca wylotu do miejsca przylotu wskazanego przez Zamawiającego i podania co najmniej 2 optymalnych (oznacza połączenia najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym i czasowym) dla Zamawiającego propozycji połączeń lotniczych na wybranej trasie, d) bezpłatne dostarczenie biletów lub potwierdzeń rezerwacji do siedziby Zamawiającego w uzgodnionym terminie przez strony (data i godzina), jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, a w sytuacjach nagłych nie później niż 6 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży, e) możliwość wystawienia biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od każdorazowej przyjętej przez przewoźnika formy sprzedaży, f) możliwości odbioru biletu poza granicami kraju, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (państwo, miejscowość), g) możliwość całodobowego kontaktu z pracownikiem Wykonawcy za pośrednictwem linii telefonicznej. 2. W trakcie realizacji projektu Zamawiający korzystał z przelotów na obszarze: - Europejskim w 100% Trasy uczęszczane przez Zamawiającego to m.in.: 1) Warszawa - Oslo - Warszawa, 2) Oslo - Warszawa - Oslo W okresie od rozpoczęcia realizacji projektu Zamawiający wydatkował środki na podróże lotnicze w wysokości: 9550 PLN brutto. 3. Maksymalna liczba biletów którą Zamawiający może zamówić w trakcie realizacji zamówienia: -loty europejskie - 40 II. REZERWACJA I ZAKUP MIEJSC HOTELOWYCH W KRAJU I ZA GRANICĄ Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia (minimalny standard): 1) Każdy nocleg, zamawiany w ramach niniejszego przedmiotu zamówienia oznacza dobę hotelową. Doba hotelowa na potrzeby niniejszego postępowania obejmuje okres co najmniej od godz. 14:00 w dniu zakwaterowania do co najmniej godz. 10:00 w dniu wyjazdu. 2) Szacunkowy zakres terytorialny świadczenia usługi: Europa w tym ok. 60 % w Polsce. W okresie od rozpoczęcia realizacji projektu Zamawiający wydatkował środki na noclegi w hotelach w wysokości: 26 000 PLN brutto. Hotele były rezerwowane zazwyczaj w miejscowościach docelowych lotów i podróży koleją. 3) Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele posiadały standard co najmniej 3 lub 4-gwiazdkowy. O standardzie hotelu zadecyduje każdorazowo Zamawiający w treści składanego zamówienia. Hotele muszą być zlokalizowane w pobliżu miejsc spotkań, konferencji lub innych wydarzeń, których uczestnikami są pracownicy Zamawiającego (nie dalej niż 2 km od miejsca zdarzenia). Każde odstępstwo od ww. zasady wymaga zgody Zamawiającego. 4) Wykonawca zobowiązany jest, aby w Warszawie i Oslo, zagwarantować Zamawiającemu noclegi w hotelach znajdujących się w określonej poniżej strefie. Strefa została określona nazwami ulic, które stanowią jej granicę. Lp.; Miasto; Strefa 1.; Warszawa; Aleja Jana Pawła II- Aleje Jerozolimskie- Aleja 3 Maja- Wybrzeże Kościuszkowskie; Wybrzeże Gdańskie -ul. Słomińskiego- Aleja Jana Pawła II Lp.; Miasto; Strefa; 2.; Oslo; Observatoriegata - Henryk Ibsens gate - Karl Johans gate - Roald Amundsens gate - Fridtjof Nansens Plass - Dronning Mauds gate - Munkedamsveien - Rusolokkveien. W przypadku zgłoszonej przez Zamawiającego potrzeby rezerwacji miejsca noclegowego w Warszawie lub Oslo umiejscowionego poza w/w strefą zapis pkt. 3 stosuje się odpowiednio. Każde odstępstwo od zasad określonych w pkt. 3 wymaga zgody Zamawiającego. 5) Jeśli w danej miejscowości nie ma hotelu spełniającego standard 3-gwiazdkowy Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować faksem lub e-mailem Zamawiającego o zaistniałej sytuacji oraz przedstawić propozycję zakwaterowania w hotelu o najwyższym możliwym standardzie. W przypadku niezaakceptowania propozycji Wykonawcy, Zamawiający jest uprawniony do wskazania hotelu, w którym Wykonawca dokona rezerwacji. 6) Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji noclegów zgodnie ze składanymi zamówieniami, w pokojach jednoosobowych wyposażonych w łazienkę; 7) Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym przeznaczonym do pojedynczego wykorzystania, przy czym cena takiego noclegu dla Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju jednoosobowym -wg cennika w danym hotelu; 8) Zamawiający wymaga, aby w cenę każdego noclegu było wliczone śniadanie; 9) Zamawiający będzie składał zamówienia e-mailem lub faksem, w terminie nie krótszym niż 48 godz. przed terminem planowanego noclegu. 10) Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji, jeśli dany hotel przydziela taki numer; 11) Zamawiający jest uprawniony do anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z realizacją usługi hotelowej) rezerwacji miejsca noclegowego, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem zakwaterowania, 12) W przypadku, gdy hotel w którym została dokonana rezerwacja odmówi udzielenia noclegu osobom wskazanym przez Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do zagwarantowania noclegu takim osobom w innym hotelu, o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym i w cenie nie przekraczającej ceny noclegu, który został zamówiony. Hotel o którym mowa w poprzednim zdaniu winien być zlokalizowany jak najbliżej hotelu, w którym został zamówiony nocleg; Wykonawca jest zobowiązany w takim przypadku bez dodatkowego wynagrodzenia pokryć koszty transportu samochodem osobowym tych osób i ich bagaży do nowego miejsca noclegowego. 13) Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i śniadania) poniesionych przez osoby skierowane przez Zamawiającego. Wszelkie dodatkowe należności winna uiścić osoba korzystająca z noclegu-do przestrzegania tej zasady jest zobowiązany Wykonawca; Maksymalna liczba noclegów w hotelach jaką Zamawiający zobowiązuje się zamówić w trakcie realizacji zamówienia: -w hotelach krajowych - 75; -w hotelach europejskich - 25. Przedmiot zamówienia jest określony we Wspólnym Słowniku Zamówień jako CPV: 63516000-9 Usługi zarządzania podróżą; 63510000-7 Usługi biur podróży i podobne; 63515000-2 Usługi podróżne. 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 635160009
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.1. Kryteria oceny ofert: Upust
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.kobidz.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach