Gmina Bolków ogłasza przetarg
- Adres: 59-420 Bolków, ul. Rynek
- Województwo: dolnośląskie
- Telefon/fax: tel. 0-75 7413213, 7413215 w. 15 , fax. 0-75 7413394
- Data zamieszczenia: 2020-05-25
- Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe
Sekcja I - Zamawiający
- I.1. Nazwa i adres: Gmina Bolków
ul. Rynek 1
59-420 Bolków, woj. dolnośląskie
tel. 0-75 7413213, 7413215 w. 15, fax. 0-75 7413394
REGON: 39076788300000 - Adres strony internetowej zamawiającego: www.bolkow.pl
Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu
- II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
- II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zarzadzanie projektem pn. „Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii”, realizowanym w partnerstwie. - II.1.2. Rodzaj zamówienia:
- II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Nazwa zadania: Zarzadzanie projektem pn. „Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii”, realizowanym w partnerstwie. 2. Przedmiot zamówienia jest współfinansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 Oś Priorytetowa 3 Gospodarka niskoemisyjna, Działanie 3.3 Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym, Poddziałanie 3.3.1 Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym – NABÓR NA OSI, NR PROJEKTU RPDS. 03.03.01-02-0017/19 3. Przedmiotem zamówienia jest usługa doradcza świadczona od daty podpisania umowy do 31 grudnia 2021 r. w ramach projektu grantowego pn.: „Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii” nr RPDS.03.03.01-02-0017/19, realizowanym w partnerstwie, obejmująca w szczególności: wsparcie merytoryczne dla Beneficjenta, analizą zmian w projekcie wraz z przygotowaniem dokumentów niezbędnych do podpisania aneksów do umowy o dofinansowanie, monitorowanie projektu w okresie realizacji, w tym wskaźników projektowych, współpraca z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w procesy dotyczące zatwierdzania, rozliczania i kontroli projektów, sporządzanie raportów, zestawień i innych dokumentów niezbędnych z punktu widzenia prawidłowej realizacji projektu, uczestnictwo w kontroli na miejscu, oraz pomoc w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji dla kontrolujących, dotyczących projektu, weryfikacja wniosków o płatność składanych przez Grantobiorców, rozliczanie wniosków – sporządzanie wniosków o płatność, sprawozdawczych, zaliczkowych. 4. Szczegółowy opis usługi będącej przedmiotem zamówienia Celem usługi będącej przedmiotem zamówienia jest wsparcie procesów zarządzania projektem zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz aktualnymi wytycznymi w zakresie realizacji projektu. Celem świadczonych usług będzie zapewnienie właściwej realizacji projektu partnerskiego, w tym m.in. zapewnienie terminowej realizacji zadań i produktów oraz prawidłowego raportowania i rozliczenia projektu, a w szczególności: • przeprowadzenia szkoleń dla Grantobiorców na terenie działalności poszczególnych Partnerów (Zamawiający zastrzega, iż w przypadku niewyczerpania puli środków przeznaczonych na realizację projektu, przeprowadzone zostaną nabory dodatkowe, w takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do kontynuacji szkoleń), • opracowania programu szkoleń dla Grantobiorców wraz z materiałami szkoleniowymi, • prowadzenie i obsługa techniczna bloku szkoleniowego, • strony każdorazowo przed przystąpieniem do wykonania czynności w ramach doradztwa ustalą termin ich wykonania, uwzględniając ich pracochłonność i złożoność, przy czym zakłada się że średnio: a) zamawiający powiadomi Wykonawcę o konieczności udziału w spotkaniu, poza siedzibą Wykonawcy z co najmniej z 3-dniowym wyprzedzeniem, b) wydanie opinii przez Wykonawcę nastąpi w ciągu 3 dni roboczych od chwili złożenia zapytania przez Zamawiającego, c) opracowanie dokumentów nastąpi niezwłocznie od chwili dostarczenia Wykonawcy materiałów niezbędnych do ich wykonania przez Zamawiającego, • identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych projektu oraz proponowania środków zaradczych, wskazywania kierunków i rozwiązań dotyczących modyfikacji projektu, • terminowego sporządzania wszystkich wymaganych dokumentów i informacji na aktualnych wzorach, przestrzegania obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie, procedur, standardów, instrukcji oraz innych obowiązujących dokumentów, • monitorowania realizacji projektu w celu osiągnięcia wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie, w tym w szczególności: monitorowania i raportowania postępów realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, • czuwania nad jakością, prawidłową i terminową realizacją projektu, w tym zgodnością realizacji zadań z zapisami wniosku o dofinansowanie projektu, jego harmonogramem, budżetem oraz umową o dofinansowanie, • niezwłocznego informowania Zamawiającego o stwierdzonych zagrożeniach opóźnienia realizacji projektu w porównaniu z przyjętym harmonogramem, wnioskiem o dofinansowanie lub niezrealizowaniu projektu oraz zaproponowania działań zaradczych, • uczestnictwa w naradach oraz spotkaniach w siedzibie Zamawiającego lub poprzez telekonferencje za pośrednictwem systemów teleinformatycznych według potrzeb, • wsparcia merytorycznego dla potencjalnych Grantobiorców w zakresie wskazanym przez Instytucję Pośredniczącą (np. doradztwa w zakresie wyboru źródeł ciepła), • wsparcia obsługi KOPów, • analizy zmian w projekcie wraz z przygotowaniem dokumentów niezbędnych do podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie, • wsparcia zespołu pracowników Zamawiającego odpowiedzialnego za wdrożenie i realizację projektu w aspekcie przestrzegania wytycznych (w szczególności Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020) oraz umowy o dofinansowanie, • bieżącego konsultowania i opiniowania na wniosek Zamawiającego wszelkich zagadnień dotyczących projektu, w tym zagadnień związanych z procedurą realizacji projektu, • sprawdzania postępów realizacji merytorycznej, zaproponowanie działań naprawczych, • aktualizacji wg potrzeb i wytycznych Instytucji Pośredniczącej dokumentów związanych z procedurą przyznawania grantów, • zbierania danych ilościowych i jakościowych: Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania danych ilościowych i jakościowych niezbędnych do przygotowania opisu postępu rzeczowego oraz szczegółowej charakterystyki udzielonego wsparcia na potrzeby przygotowania wniosku o płatność, w terminach składania wniosków o płatność, • rzetelne i terminowe sporządzanie wniosków o płatność, w tym w ramach zakresu m.in. przygotowywanie wyjaśnień, oświadczeń, korekt obejmujących ich poprawę lub/i uzupełnienie zgodnie ze wskazaniami Instytucji Pośredniczącej, • przygotowanie wymaganych załączników do wniosków o płatność wraz z ich aktualizacją/weryfikacją w ramach postępu prac, m.in. w zakresie zmian harmonogramu rzeczowo-finansowego, harmonogramu płatności, planu finansowania projektu, • ustalanie wysokości kosztów kwalifikowanych, wysokości dofinansowania, kolejnych transz zaliczek i kwot, • opracowywanie planów przepływów pieniężnych dla projektu i monitorowanie rozliczeń prowadzonego projektu realizowanego w partnerstwie, • weryfikacja merytoryczna dowodów księgowych, potwierdzenie zgodności ponoszonych wydatków z dokumentacją projektu, w tym z zawartymi umowami i protokołami potwierdzającymi odbiór prac/zamówienia, w szczególności weryfikacja kwalifikowalności poniesionych wydatków, zgodnie z wnioskiem i umową o dofinansowanie, • nadzór nad przygotowywaniem prawidłowego opisu dokumentów finansowo-księgowych niezbędnych do rozliczenia projektu, • aktualizacja planu finansowego (budżetu i harmonogramu finansowego), analiza wykonania, odchyleń w czasie i między kategoriami, • utrzymywanie bieżących kontaktów operacyjnych z Instytucją Pośredniczącą, • przygotowanie i dostarczanie dokumentacji w wersji papierowej na potrzeby m.in. działań sprawozdawczych czy kontrolnych oraz zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego, • przechowywanie wersji elektronicznych wszelkich otrzymanych i wytworzonych przez siebie dokumentów w sposób uniemożliwiający nieautoryzowany dostęp do nich osób trzecich oraz ich przekazywanie Zamawiającemu, • prowadzenie obsługi projektu w centralnym systemie teleinformatycznym (dedykowanym zgodnie z umową o dofinansowanie do obsługi i prowadzenia projektu), w ramach procesu rozliczania w tym w zakresie funkcjonalności podstawowych (zakładki) typu: wnioski o płatność, korespondencja, harmonogram płatności, • wnioskowanie do Instytucji Pośredniczącej o ewentualne zmiany m.in. w harmonogramie rzeczowo-finansowym wraz z ich uzasadnieniem oraz wprowadzanie koniecznych zmian, • terminowe przygotowywanie wszelkich wyjaśnień i dodatkowej dokumentacji na potrzeby projektu w zakresie ustalonym i wskazanym przez Zamawiającego, • utrzymywanie stałego kontaktu z osobami wskazanymi przez Zamawiającego do współpracy, w tym bieżące informowanie o finansowym postępie projektu i finansowym przebiegu jego realizacji w szczególności w odniesieniu do zadań rozliczeniowych, • udział przynajmniej raz w miesiącu w roboczym spotkaniu projektowym m.in. w przedmiocie postępu finansowego realizowanego projektu w siedzibie Zamawiającego lub innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego, • pomocy w przygotowaniu i prowadzeniu promocji projektu zgodnie z wytycznymi oraz zapisami umowy o dofinansowanie, • aktualizacja, przygotowywanie i opracowywanie potrzebnych formularzy dotyczących działań organizacyjnych, związanych z przyznawaniem grantów dla Grandobiorców, • realizacji obowiązków administracyjno-rozliczeniowych związanych z projektem w tym: przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie projektu zgodnie z wymogami RPO WD 2014-2020, udziału w spotkaniach z instytucjami zewnętrznymi w sprawie realizacji projektu, wg potrzeb zgłaszanych przez Zamawiającego, • przygotowanie wniosków o zaliczkę/refundację oraz w rozliczaniu zaliczek/refundacji (zgodne z zasadami rozliczania projektu, Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, umową o dofinansowanie oraz prawodawstwem krajowym i unijnym), • opracowanie harmonogramu rzeczowo-finansowego w przypadku wystąpienia zmian w projekcie oraz doradztwo w zakresie określenia sposobu wprowadzenia zmian w taki sposób, by możliwie uniknąć niekwalifikowalności wydatków, • wsparcie przy rozliczaniu końcowym projektu, • wsparcie w prowadzeniu sprawozdawczości projektu. 3.4.1. Wszystkie dokumenty opracowane przez Wykonawcę w trakcie realizacji usługi muszą być wykonane zgodnie z dokumentacją aplikacyjną Zamawiającego (m. in. wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 wraz z załącznikami), umową o dofinansowanie oraz procedurą realizacji projektu, obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz aktualnymi wytycznymi w zakresie realizacji projektu. 3.4.2. Zamawiający wymaga, aby w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca udzielał Zamawiającemu konsultacji wg zgłaszanych potrzeb, przy czym będą to konsultacje przeprowadzane zarówno w siedzibie Zamawiającego, jak i konsultacje prowadzone w formie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zamawiający zastrzega, że w ramach doradztwa poza siedzibą Wykonawcy nie wlicza się czasu dojazdu do siedziby Zamawiającego lub siedziby instytucji zewnętrznych oraz powrotu do siedziby Wykonawcy. 3.4.3. Wykonawca w terminie 5 dni od dnia zakończenia realizacji niniejszej umowy przekaże Zamawiającemu kompletną dokumentację oraz korespondencję dotyczącą wykonywanych czynności w ramach niniejszej umowy. Wykonawca zobowiązany jest do wydania Zamawiającemu zarówno wersji papierowej jak również wersji elektronicznej wszelkich otrzymanych i wytworzonych przez siebie dokumentów. - II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72220000-3
- II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym
- III.2. Warunki udziału
- Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: Wykonawca spełnia warunek, jeżeli złoży oświadczenie, o którym mowa w rozdziale 6 ust. 6.1. pkt 1) SIWZ.
- Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) pełnomocnictwo złożone w oryginale lub poświadczona notarialnie kopia do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik; 2) w przypadku spółki cywilnej, wspólnicy nie przedstawiają osobnego dokumentu zawierającego pełnomocnictwo, jednakże uprawnienia do reprezentacji spółki przysługujące każdemu ze wspólników ma wynikać z samej umowy spółki cywilnej dołączonej do oferty; 3) pisemne oświadczenia - zobowiązania osób wskazanych do realizacji zamówienia, o podjęciu obowiązków, 4)wypełnione załączniki do oferty wskazane w rozdziale 6 niniejszej SIWZ.
Sekcja IV - Procedura przetargowa
- IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
- IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
- IV.2. Kryteria oceny ofert
- IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
- IV.3. Informacje administracyjne
- IV.3.5. Termin związania ofertą:
Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną