Przetargi.pl
usługa promocji i organizacji Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2017, w dniu 13 października 2017

Gmina Miasta Gdyni ogłasza przetarg

  • Adres: 81382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego
  • Województwo: pomorskie
  • Telefon/fax: tel.
  • Data zamieszczenia: 2017-04-10
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Gmina Miasta Gdyni
    Al. Marszałka Piłsudskiego
    81382 Gdynia, woj. pomorskie
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    usługa promocji i organizacji Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2017, w dniu 13 października 2017
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje promocję i organizację Forum Gospodarki Morskiej Gdynia 2017 (zwanym dalej Forum) w Pomorskim Parku Naukowo- Technologicznym Gdynia, zgodnie z opracowaniem, o którym mowa w rozdziale 11.2.4 SIWZ, w tym 1.) Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum. 2.) Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem pracownika Zamawiającego. 3.) Aktualizacja i obsługa strony internetowej wydarzenia www.forum.gdynia.pl w tym m.in: przygotowywanie materiałów tekstowych, zdjęciowych, filmowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4.) Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, udostępnionych przez Zamawiającego, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów. 5.) Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych. 6.) Organizacja części wspólnej oraz czterech paneli FGM Gdynia 2017, w tym panelu: „Przemysły Morskie”, panelu: „Logistyka Morska”, panelu: ”Porty Morskie”, panelu „Ship Management”. 7.) Organizacja, w ramach paneli wskazanych w pkt 6. prelekcji tematycznych oraz dyskusji panelowej. 8.) Organizacja wydarzeń towarzyszących oraz w ramach części wspólnej, wykładu „gościa specjalnego” Forum, eksperta/autorytetu w dziedzinie gospodarki morskiej, wręczenia nagród Stena Line Propeller Prize Gdynia 2017 połączonego z prezentacją nagrodzonych projektów oraz wręczenia nagród w konkursie na scenariusz i realizację filmu promującego gospodarkę morską w Polsce. 9.) Zatrudnienie moderatorów (prowadzących) oraz liderów poszczególnych paneli Forum. 10.)Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu i/lub przejazd. 11.) Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady. 12.) Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli. 13.) Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami. 14.) Niezbędne wyposażenie i oznakowanie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja. 15.) Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych, ekran TV do transmisji części wspólnej w hollu oraz w przypadku spodziewanej frekwencji powyżej 300 osób organizacja transmisji części wspólnej w odrębnej sali. 16.) Organizacja cateringu w dniu Forum podczas dwóch przerw (kawowej oraz lunchowej). 17.) Organizacja zakończenia Forum, w tym: podsumowania Forum oraz zamknięcia Forum. 18.) Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum w serwisach społecznościowych w tym m.in.: Facebook, Goldenline 19.) Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej, medialny serwis agencji Reuters Polska oraz na stronach partnerów Forum oraz w tradycyjnych i elektronicznych mediach branżowych gospodarki morskiej. 20.) Prowadzenie profilu Forum na portalu społecznościowym www.facebook.com, w tym realizacja co najmniej 5 postów video oraz bieżąca współpraca z pracownikami Zamawiającego w zakresie promocji Forum poprzez media elektroniczne Zamawiającego. 21.) Druk, w nakładzie co najmniej 400 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego. 22.) Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum. 23.) Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego. 24.) Aktualizacja i obsługa aplikacji mobilnej (na platformy Android, iOS, Windows Phone), zawierającej informacje o Forum wraz ze szczegółowym programem. 25.) Przygotowanie materiałów (press release) w ilości do 50 sztuk na konferencję prasową dot. Forum oraz udział przedstawiciela Wykonawcy w konferencji prasowej organizowanej we współpracy z Zamawiającym. 26.) Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27.) Wykonanie dla wszystkich zarejestrowanych gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych lub teczek konferencyjnych bloczków do notatek oraz upominku reklamowego z logo, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego. 28.) Ekspozycja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora oraz partnerów wskazanych przez organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego. 29.) Opracowanie relacji po wydarzeniu (w wersji polskiej i angielskiej) i umieszczenie na stronie internetowej Forum. 30.) Wykonanie dokumentacji zdjęciowej i filmowej z Forum, w tym przygotowanie filmu (ok.120 sek.) z przebiegu wydarzenia. 31.) Opracowanie raportu podsumowującego Forum. 32.) Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym 33.) Przeniesienie autorskich praw majątkowych do opracowania zakresu tematycznego forum, oraz do utworów tj.: tłumaczeń, fotografii, aplikacji, opracowań graficznych i tekstowych, (w tym wszelkich sprawozdań, informacji, artykułów, danych), o których mowa w pkt 3), 4), 18), 21), 22), 23), 24), 25), 27), 29), 30), 31), 37), 39), 40). 34.) Obowiązek pozyskania nad Forum patronatów organów administracji rządowej i centralnej oraz patronatów organizacji pozarządowych, zgodnie ze wskazaniami i w porozumieniu z Zamawiającym. 35.) wymiana powłok w 5 nośnikach roll-up premium, typ Original 1200x2145, zgodnie z projektem i parametrami technicznymi otrzymanym od Zamawiającego, 36.) druk i ekspozycja reklamy na oświetlonych nośnikach reklamy zewnętrznej (outdoor), w terminie 15-30 września 2017, zgodnie z projektem otrzymanym od Zamawiającego, w tym: ekspozycja reklamy na co najmniej 12 nośnikach typu bilbord, (format 6x3m), w lokalizacjach w Trójmieście uzgodnionych z Zamawiającym oraz na nośniku reklamy wielkoformatowej, (format 10x17m), zlokalizowanej w Gdyni, Estakada Kwiatkowskiego/Dantyszka 2, 37.) produkcja 10 sek. spotu video do emisji w telewizji oraz w internecie, na podstawie scenariusza zaakceptowanego przez Zamawiającego, 38.) publikacja reklamy (format co najmniej 1/5 strony) w dwóch tygodnikach opinii publicznej o zasięgu ogólnopolskim tj. Polityka, wsieci, zgodnie z projektem otrzymanym od Zamawiającego, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, 39.) przygotowanie i publikacja reklam w serwisie Facebook o minimalnym łącznym potencjalnym zasięgu w okresie czerwiec- październik 2017- 40 000, 40.) przygotowanie i publikacja reklam w Google Adwords w okresie czerwiec- październik 2017 w łącznej liczbie co najmniej 5 000 wyświetleń, 41.) publikacja reklamy banerowej w serwisach branżowych, w tym: na stronie głównej i podstronach portali: www.gospopdarkamorska.pl, www.portalmorski.pl oraz na stronie głównej portali www.baltictransportjournal.com i www.harboursreview.com przez okres co najmniej 14 dni.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79950000-8

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach