Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego ogłasza przetarg
- Adres: 00-467 Warszawa, ul. Jazdów 1
- Województwo: mazowieckie
- Telefon/fax: tel. 22 5017020, 8258258 , fax. 22 5017026, 8255302
- Data zamieszczenia: 2013-07-15
- Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe
Sekcja I - Zamawiający
- I.1. Nazwa i adres: Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego
ul. Jazdów 1 1
00-467 Warszawa, woj. mazowieckie
tel. 22 5017020, 8258258, fax. 22 5017026, 8255302
REGON: 01550846800000 - Adres strony internetowej zamawiającego: www.instytut-teatralny.pl
- I.2. Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytucja kultury
Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu
- II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
- II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Rezerwacja, zakupu wraz z dostawą biletów lotniczych krajowych oraz międzynarodowych na potrzeby Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie - II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
- II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie rezerwacji, zakupu wraz z dostawą biletów lotniczych krajowych oraz międzynarodowych na potrzeby Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: stałe świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych (w tym również biletów tzw. tanich przewoźników oraz biletów grupowych) w połączeniach krajowych i międzynarodowych wraz z ich dostarczeniem do miejsca wskazanego przez Zamawiającego rezerwację i zakup na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych biletów lotniczych w klasach zleconych przez Zamawiającego, m.in. ekonomicznej i biznes, na trasach krajowych, europejskich i reszty świata z uwzględnieniem przewozów regularnych i niskokosztowych dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych oraz tzw. tanich przewoźników; przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego; na życzenie Zamawiającego aranżacja trasy przelotu przy wykorzystaniu najkorzystniejszych z punktu widzenia Zamawiającego terminów i dostępnych taryf, z uwzględnieniem wszelkich ulg i cen promocyjnych oferowanie biletów wraz z wszelkimi opłatami i kosztami w cenie tego biletu wymaganymi prawem krajowym i międzynarodowym, obejmującymi w szczególności opłaty lotniskowe i paliwowe, za rezerwację, podatki, 1 sztukę bagażu o wadze min. 20 kg i 1 sztukę bagażu podręcznego, obowiązkowe ubezpieczenia. nieobciążanie Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie trasy, terminu lotu, oraz rezygnacji z lotu przed określonym terminem oraz dokonywanie zwrotu kosztu za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że zwrot lub zmiany nastąpią zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej; Wykonawca zobowiązuje się, że bazowa cena biletu będzie obowiązującą w chwili tworzenia rezerwacji w systemach rezerwacyjnych przewoźnika w uzasadnionych wypadkach zmiana ceny może być wprowadzona po uzyskaniu zgody Zamawiającego proponowanie połączenia najlepszego z możliwych oraz połączeń alternatywnych; Zamawiający wymaga, aby przy podróżach z etapami tranzytowymi transferami między lotniskami łączny czas podróży był jak najkrótszy; wyszukiwanie przez Wykonawcę z zachowaniem najwyższej staranności najkorzystniejszych połączeń po cenie najniższej dostępnej na rynku, powiększonej o umowną prowizję Wykonawcy, dokonywania rezerwacji i sprzedaży biletów określonych w przedmiocie zamówienia; proponowanie minimum dwóch najtańszych związanych z jedną podróżą zróżnicowanych wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków przelotu, przy zachowaniu odpowiedniego standardu podróży wymaganego przez Zamawiającego, w szczególności czasu podróży, długości trasy, jak najmniejszej ilości międzylądowań, promocji cenowych i zniżek; pośrednictwo między Zamawiającym a przewoźnikami w sprawach reklamacyjnych; bezpłatne dostarczanie dokumentów podróży (biletów lotniczych), oraz faktur do siedziby Zamawiającego bądź na wskazany przez Zamawiającego adres email;fakturowanie: termin płatności - 14 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego; przydzielenie do realizacji umowy, co najmniej dwóch numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji; przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; każdorazowe informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną, na wskazane adresy, nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu, termin wykupu oraz warunki taryfy oraz biletu elektronicznego (w przypadku wykupienia biletu); każdorazowo w dniu wykupu biletu informowanie wyznaczonego pracownika Zamawiającego, że tego dnia upływa termin rezerwacji; każdorazowe informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołanie rejsu, Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia; bezkosztowe anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji terminie; zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich wymaganych danych osoby/osób, na którą/e wystawiono rezerwację biletu/-y, zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnie bezkosztowe anulowanie (rezygnacja) zaplanowanego przelotu zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika, którego dana sytuacja dotyczy, pod warunkiem że fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż 24 godziny przed planowanym wylotem, chyba że dopuszczalny będzie w danym przypadku termin krótszy. W przypadku zmiany rezerwacji, która wiązać się będzie z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu, tylko w takim przypadku Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty; zmiany/a na wykupionym bilecie nazwiska osoby/osób, na którą wystawiono bilet/ty powinna być uwzględniona w terminie 24 godzin przed wylotem; zmiany godziny lotu powinny być uwzględnione w terminie 12 godzin przed wylotem; w sytuacjach, gdy Zamawiający uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne upusty, Agent zastosuje przy wystawianiu biletów upust korzystniejszy dla Zamawiającego; w razie zaistnienia konieczności pilnych wyjazdów dla Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do aranżacji podróży w sposób, który zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących; negocjowanie z określonym przewoźnikiem korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; informowanie Zamawiającego o promocjach lotniczych; zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z warunkami umownymi, w szczególności udostępnienie Zamawiającemu całodobowej infolinii na wypadek awaryjnego połączenia telefonicznego wykonanego przez podróżującego w okolicznościach wystąpienia nagłej zmiany harmonogramu lotów i/lub transferów lotniczych, wystąpienia opóźnień lotów i odwołań lotów na skutek nagłych zmian atmosferycznych lub innych zdarzeń losowych; Zamawiający każdorazowo kieruje do Wykonawcy zapytanie w formie elektronicznej lub pisemnej dotyczące połączenia na konkretnej trasie. Wykonawca wybiera najkorzystniejsze i najtańsze połączenie komunikacyjne i sporządza kalkulację; w przypadku, gdy proponowana trasa i cena odpowiada Zamawiającemu, składa on zamówienie na rezerwację: pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną; Zamawiający preferuje wystawianie biletów w formie elektronicznej: a) dostarczenie biletów do Zamawiającego w formie elektronicznej musi nastąpić w terminie wymaganym przez Zamawiającego, nie później niż 48 godzin przed planowanym wylotem, w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od 8.00 do 16.00. Zamawiający zastrzega jednak, iż w wyjątkowych sytuacjach sposób dostarczenia może ulec skróceniu i być wymagany w innym terminie niż dni i godziny pracy Zamawiającego. W sytuacjach nagłych Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia biletu/ów do Zamawiającego w formie elektronicznej w czasie nie dłuższym niż 6 godzin przed planowanym wylotem; b) dostarczanie biletów papierowych do siedziby Zamawiającego w terminie ustalonym przez strony, jeżeli nie możliwe jest wystawienie biletu elektronicznego, ale nie później niż w 48 godzin przed planowanym terminem podróży, a w sytuacji nagłej Wykonawca, bez dodatkowej opłaty, dostarczy bilet do siedziby Zamawiającego nie później niż w ciągu 8 godzin roboczych przed planowanym wylotem; Przyjmowanie zamówień pocztą elektroniczną, w formie telefonicznej, pisemnie lub faksem - przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego (Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia pracownika/ów do kontaktów z Zamawiającym); negocjowanie z określonym przewoźnikiem korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; informowanie Zamawiającego o promocjach lotniczych; zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z warunkami umownymi, w szczególności udostępnienie Zamawiającemu całodobowej infolinii na wypadek awaryjnego połączenia telefonicznego wykonanego przez podróżującego w okolicznościach wystąpienia nagłej zmiany harmonogramu lotów i/lub transferów lotniczych, wystąpienia opóźnień lotów i odwołań lotów na skutek nagłych zmian atmosferycznych lub innych zdarzeń losowych. Świadczona usługa winna być zgodna z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym transporcie lotniczym ustalonymi przez IATA (Międzynarodowe Stowarzyszenie Transportu Lotniczego). Szacunkowa skala potrzeb Zamawiającego od 15 lipca 2013 r. do 31 grudnia 2014 r.: nie mniej niż 15 sztuk biletów na trasach po Europie i 2 bilety na trasie po świecie. W tym: 2 sztuki biletów na trasie Warszawa-Sevilla - Warszawa 2 Sztuki biletów na trasie Warszawa-Ateny-Warszawa 10 sztuk biletów na trasach po Europie 1 sztuka biletu na trasie Warszawa-Włochy - Warszawa 2 sztuki biletów na trasie Warszawa-Hawana-Warszawa Zamawiający zastrzega sobie, iż w trakcie realizacji umowy, będzie miał prawo do niewykorzystania w całości wielkości zamówienia. Przy czym Zamawiający zapewnia, że dokona zakupu nie mniej niż 8 sztuk biletów na trasach po Europie. - II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 635110001
- II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
- II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
- II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie
Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym
- III.1. Warunki dotyczące zamówienia
- Informacja na temat wadium: brak
Sekcja IV - Procedura przetargowa
- IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
- IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
- IV.3. Informacje administracyjne
- IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.instytut-teatralny.pl
- IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)
Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną