Usługi sekretarsko-asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby KOWR OT we Wrocławiu – biura Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich

Skopiowano do schowka!
  • Adres: 54-610 Wrocław, Mińska 60
  • Województwo: dolnośląskie
  • Data zamieszczenia: 2025-12-02
  • Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe

Zamawiający

Przedmiot zamówienia

  • Kod CPV: 79500000-9
  • Nazwa zamówienia: Usługi sekretarsko-asystenckie wraz z obsługą kancelarii na potrzeby KOWR OT we Wrocławiu – biura Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich
  • Opis zamówienia: Przedmiotem zamówienia są usługi sekretarsko-asystenckie wraz z obsługą kancelarii na po-trzeby KOWR OT we Wrocławiu Sekcja Zamiejscowa w Rakowicach Wielkich, w ramach których Wykonawca będzie zobowiązany do:1) pełnej obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym:a) wprowadzania danych do systemu „Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją” (systemu działającego u Zamawiającego obsługującego obieg dokumentów w skrócie EZD), łącznie ze skanowaniem dokumentów,b) prowadzenie pocztowej księgi nadawczej oraz rejestru przesyłek nierejestrowanych,c) obsługi kancelaryjnej tj. m.in. przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, rejestrowanie korespondencji w systemie EZD, segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich, prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej, przyjmowanie i obsługa poczty elektronicznej oraz innych programów Zamawiającego,2) obsługi wirtualnej centrali telefonicznej, polegającej na zarządzaniu połączeniami przychodzącymi i przekierowaniu ich na telefony poszczególnych pracowników Zamawiającego,3) ewidencjonowania wyjść oraz wyjazdów służbowych pracowników Zamawiającego, (wypisywanie delegacji, kart drogowych oraz ich rozliczanie),4) sporządzania zestawień, zamówień i wniosków na artykuły biurowe, spożywcze i sanitarne, papier do drukarek i kserokopiarek, koperty z nadrukiem itp., niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich,5) wykonywania innych czynności biurowych w ramach realizacji bieżących potrzeb Zamawiającego, w tym:a) obsługa asystencka (prowadzenie terminarza spotkań, obsługa spotkań służbowych, sporządzanie raportów i protokołów na potrzeby osoby kierującej Sekcją Zamiejscową w Rakowicach Wielkich),b) udzielanie informacji klientom oraz kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,c) przygotowywanie treści pism i e-maili,d) przekazywanie do publikacji w prasie ogłoszeń prasowych,e) kompletowanie istniejącej dokumentacji Zamawiającego w celu przekazania jej do archiwum przez pracowników Zamawiającego.Warunki oraz terminy realizacji przedmiotu zamówienia: 1) świadczenie usług wykonywanych w ramach niniejszego zamówienia będzie odbywało się w siedzibie Sekcji Zamiejscowej zlokalizowanej w Rakowicach Wielkich 15, 59-600 Lwówek Śląski w godzinach pracy Zamawiającego (od poniedziałku do piątku od 07:00-16:00).2) usługę świadczyć będzie maksymalnie jedna osoba, z zastrzeżeniem ust. 4 SWZ. Zamawiający wymaga wskazania osoby, która będzie świadczyła usługę w formularzu ofertowym3) wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi w wymiarze 150 godzin miesięcznie. 4) Zamawiający udostępni osobom wskazanym do realizacji zamówienia nieodpłatną obsługę organizacyjno-techniczną umożliwiającą wykonywanie czynności w zakresie przewidzianym umową, w tym standardowo wyposażone stanowisko pracy biurowej, z dostępem do podstawowych urządzeń technicznych np.: komputera, telefonu służbowego, kserokopiarek, drukarek, faksów i skanerów, urządzenia kopertującego.5) Wykonawca zobowiązany jest do prawidłowej eksploatacji mienia Zamawiającego udostępnionego dla celów należytego wykonania przedmiotu Umowy,6) przed wystawieniem faktury za wykonane usługi, wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia zestawienia (w ujęciu miesięcznym) faktycznie zrealizowanych usług z rozliczeniem godzinowym i rozbiciem na poszczególne rodzaje usług,7) Zamawiający miesięcznie obsługuje w Sekcji Zamiejscowej w Rakowicach Wielkich: ok. 800 przesyłek wychodzących, ok. 300 przesyłek przychodzących, ok. 500 połączeń telefonicznych przychodzących oraz ok. 100 pism i e-maili.8) pozostałe warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy stanowiących załącznik 3 do SWZ. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją projektowanych postanowień umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta nie zawierająca pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostanie odrzucona. Zamawiający nie dokuje podziału zamówienia na części, gdyż podział jest niecelowy. Czynności wskazane w opisie przedmiotu zamówienia składają się na całość czynności sekretarsko-asystenckich wykonywanych w jednej jednostce Zamawiającego. Z przyczyn organizacyjnych zasadnym jest udzielenie zamówienia bez jego podziału na części.Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania wykonawców.Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji.

Podobne przetargi