Przetargi.pl
Świadczenie usług asysty technicznej i rozwoju do posiadanego przez Zamawiającego Systemu eDok oraz eDok Archiwum

  • Adres: 25-516 Kielce, al. IX Wieków Kielc 3
  • Województwo: świętokrzyskie
  • Telefon/fax: tel. +48413951660
  • Data zamieszczenia: 2025-12-02
  • Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

Nazwa zamawiającego: Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego

Adres: 25-516 Kielce, al. IX Wieków Kielc 3

Adres email: urzad.marszalkowski@sejmik.kielce.pl

Telefon: +48413951660

Strona internetowa: www.swietokrzyskie.pro

Sekcja II - Przedmiot zamówienia

Nazwa zamówienia: Świadczenie usług asysty technicznej i rozwoju do posiadanego przez Zamawiającego Systemu eDok oraz eDok Archiwum

Opis zamówienia: Świadczenie usług asysty techniczne do posiadanego przez Zamawiającego Systemu eDok oraz eDok Archiwum, na które składają się następujące usługi wykonywane/świadczone w sposób i na warunkach określonych w umowie:1) usługa świadczenia konsultacji telefonicznych (hot-line) mających na celu rozwiązywanie problemów związanych z eksploatacją lub działaniem Systemu eDok oraz eDok Archiwum, 2) usługa świadczenia konsultacji drogą elektroniczną mających na celu rozwiązywanie problemów związanych z eksploatacją lub działaniem Systemu eDok oraz eDok Archiwum, 3) usługa usuwania zgłoszonych przez Zamawiającego Błędów ujawnionych podczas ich eksploatacji, 4) usługa rozwoju systemu eDok oraz eDok Archiwum,5) udostępniania aktualizacji i nowych wersji Systemu eDok oraz eDok Archiwum: a) dostosowujących System do zmieniających się przepisów polskiego prawa, b) usprawniających jakość Systemu w ramach dotychczasowej funkcjonalności, c) usuwających błędy w działaniu Systemu.6) udzielania wyjaśnień i konsultacji oraz szkoleń dotyczących działania Systemu eDok oraz eDok Archiwum. Szczegółowe informacje i zasady określające m. in. sposób realizacji zamówienia rozliczeń oraz wysokość kar umownych zawarte zostały we wzorze umowy.Uzasadnienie trybu z wolnej ręki: W dniu 07.12.2022 roku Zamawiający zawarł umowę Wykonawcą Centralnym Ośrodkiem Informatyki, której przedmiotem była usługa asysty technicznej i rozwoju „Systemu zarządzania dokumentami i zadaniami pracowników eDok” oraz „Systemu eDok Archiwum”. W ramach zawartej umowy Wykonawca świadczy usługę asysty technicznej do 07.12.2025 roku. Oprogramowanie to jest narzędziem niezbędnym do obsługi wielu procesów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Urzędu. By zapewnić możliwość dalszej eksploatacji ww. rozwiązań programowych oraz ciągłość świadczonych usług asysty technicznej i konserwacji, w szczególności aktualizacji programów składających się na System eDOK i eDOK Archiwum w ich funkcjonalnym zakresie oraz aktualizacji struktur bazy danych, konieczna jest kontynuacja współpracy z Wykonawcą, który jako twórca posiada majątkowe prawa autorskie do ww. oprogramowania oraz jest właścicielem kodów źródłowych. Na podstawie posiadanej wiedzy oraz przeprowadzonego rozeznania rynku stwierdza się, że wyłącznym wykonawcą przedmiotowego zamówienia może być jedynie Centralny Ośrodek Informatyki (COI). W przedłożonym oświadczeniu COI potwierdza, iż przysługują mu wszelkie autorskie prawa majątkowe oraz prawa pokrewne, w tym wyłączne prawo do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, dotyczące nieograniczonego czasowo korzystania i rozporządzania programem komputerowym eDok w wersji 3.x, zwanym dalej „Systemem”. Ponadto COI oświadcza, że nie przekazał uprawnień do serwisowania Systemu innym podmiotom oraz nie posiada planów zbycia autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do Systemu. Żaden inny podmiot zatem nie ma prawa do wprowadzania zmian, dekompilowania i dezasemblowania Systemu oraz odtwarzania kodu źródłowego Systemu którego Zamawiający jest użytkownikiem. Nie ma zatem możliwości udzielenia tego zamówienia innemu podmiotowi, ani wykonania zadania własnymi zasobami. COI z siedzibą w Warszawie jest obiektywnie jedynym podmiotem, który jest w stanie sprostać realizacji przedmiotu zamówienia bez naruszenia praw wyłącznych określonych w przepisach prawa, a tym samym jedynym wykonawcą mogącym realizować przedmiotowe zamówienie. Na dzień dzisiejszy rozwiązaniem alternatywnym lub zastępczym mógłby być zakup nowego oprogramowania, które zastąpiłoby System eDOK i eDOK Archiwum, przy czym powinien to być zakupkodu źródłowego oprogramowania już działającego, względnie oprogramowania nowego, dedykowanego dla Zamawiającego z jednoczesnym przeniesieniem na Zamawiającego praw autorskich, co byłoby działaniem ekonomicznie i organizacyjnie nieuzasadnionym. Wiązałoby się to bowiem z zaprzestaniem korzystania z używanego obecnie oprogramowania i nabycia wraz z wdrożeniem w jego miejsce nowego programu, wymagającego poniesienia znacznie wyższych kosztów finansowych oraz po zaimportowaniu danych do nowego Systemu – konieczności ponownego przeszkolenia pracowników obsługujących program. Jak wskazano wyżej w uzasadnieniu, głównym przedmiotem zamówienia jest asysta techniczna funkcjonującego w urzędzie Systemu, nadzór nad produktem, do którego kodu źródłowego ma prawo wyłącznie Wykonawca produktu. Żaden inny podmiot nie posiada praw umożliwiających prawo do ingerencję w system, jest wiec na rynku jedynym podmiotem funkcjonującym z zasobem praw autorskich majątkowych i praw pokrewnych. COI ma również prawo do dokonywania zmian w Systemie eDOK, które mogą być wynikiem zarówno zmian w przepisach prawnych, jak i w związku z oczekiwaniem użytkowników tego Systemu. COI nie przekazywał uprawnień do serwisowania Systemu eDOK innym podmiotom. Możliwość wykonania przedmiotu zamówienia przez konkretnego Wykonawcę wynika zatem z rzeczywistych potrzeb Zamawiającego oraz sytuacji rynkowej. Ochrona praw wyłącznych wynika z obiektywnych okoliczności, a nie celowego zawężenia parametrów zamówienia. Podsumowując argumenty wskazane wyżej, okoliczności oraz istnienie praw wyłącznych chronionych przepisami prawa, a tym samym swoisty brak konkurencji, udowadnia się, że kierunek działania rekomendowanego przez Zamawiającego nie wynikają z zaniechań czy celowego zawężania parametrów zamówienia. Przedmiot zamówienia dotyczy, wykorzystywanych obszarów przez Zamawiającego, a usługi informatyczne, które będzie realizował Wykonawca są niezbędne i wynikają ze zmian przepisów prawa powszechnego, wymogów jednostek nadrzędnych lub mogących się ujawnić usterek oprogramowania. Z uwagi na powyższe, COI jest jedynym Wykonawcą, który może świadczyć usługi polegające na wykonywaniu asysty technicznej i konserwacji Systemu i tylko temu Wykonawcy zamówienie to może zostać udzielone. Nie znajduje tu uzasadnienia żadne inne rozwiązanie, gdyż wiązałoby się ono z poniesieniem przez Zamawiającego niewspółmiernie wysokich kosztów, co w okolicznościach posiadania przez niego nieodpłatnych licencji do Systemu stałoby w sprzeczności z zasadami określonymi w ustawie o finansach publicznych, czyli byłoby działaniem nieracjonalnym oraz ekonomicznie i organizacyjnie bezpodstawnym. Podkreślić należy, że nie istnieje zatem rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a okoliczność istnienia praw wyłącznych chronionych przepisami prawa, a tym samym brak konkurencji, nie wynika z zaniechań czy celowego zawężania parametrów zamówienia, lecz z opisanej powyżej sytuacji.

Kod CPV: 72267000-4

Sekcja III - Warunki udziału

Opis warunków udziału:

Sekcja IV - Procedura

Tryb udzielenia zamówienia:

Termin składania ofert:

Podobne przetargi