Przetargi.pl
Organizacja wizyt studyjnych dla zagranicznych dziennikarzy i touroperatorów do województwa pomorskiego w latach 2010/2011

Gdańska Organizacja Turystyczna ogłasza przetarg

  • Adres: 80-830 Gdańsk, ul. Długi Targ 28/29
  • Województwo: pomorskie
  • Telefon/fax: tel. 58 300 06 59 , fax. 58 301 66 37
  • Data zamieszczenia: 2010-10-19
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Gdańska Organizacja Turystyczna
    ul. Długi Targ 28/29 28/29
    80-830 Gdańsk, woj. pomorskie
    tel. 58 300 06 59, fax. 58 301 66 37
    REGON: 19288297900000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.gdanskconvention.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Inny: organizacja pozarządowa - stowarzyszenie

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Organizacja wizyt studyjnych dla zagranicznych dziennikarzy i touroperatorów do województwa pomorskiego w latach 2010/2011
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi organizacji wizyt studyjnych dla zagranicznych dziennikarzy i Touroperatorów do województwa pomorskiego, polegająca na planowaniu, opracowaniu programu (w uzgodnieniu z Zamawiającym), organizacji oraz realizacji wizyt studyjnych dla 29 osób w okresie od IV kwartału 2010 roku do 30 listopada 2011 roku. 2. Przedmiot zamówienia jest częścią projektu Promocja turystyki biznesowej jako markowego produktu Gdańska i Pomorza, realizowanego przez Gdańską Organizację Turystyczną - Gdańsk Convention Bureau (dalej GCB), a dofinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 - 2013. 3. Założenia programowo-organizacyjne wizyt studyjnych: 1) Zakres merytoryczny - będzie realizowany w taki sposób, aby umożliwić zaproszonym osobom zapoznanie się z bazą hotelowo-konferencyjną oraz możliwościami konferencyjnymi Gdańska i województwa pomorskiego (o najwyższym standardzie), zapoznanie uczestników z funkcjonowaniem GCB działającego w strukturach Zamawiającego oraz zaprezentowanie ciekawych ofert incentive. Podczas każdej wizyty będą realizowane prezentacje i spotkania pokazujące potencjał województwa pomorskiego w zakresie turystyki biznesowej zaproszonym dziennikarzom i liderom opinii, zajmujących się tą dziedziną. Każda wizyta będzie miała na celu promocję Gdańska i województwa pomorskiego jako destynacji biznesowej. W ramach realizacji zadania do udziału w wizycie będą zapraszani goście zagraniczni. Uczestnicy wizyt powinni zobaczyć min. 6 wybranych po konsultacji z Zamawiającym obiektów konferencyjnych (hotele i inne obiekty), w tym Muzeum w Malborku - pół dnia. 2) Liczba uczestników - maksymalna ilość to 29 osób (tj.: 5 wizyt po ok. 5-6 osób, przeciętnie jedna wizyta na kwartał). Zamawiający zastrzega sobie prawo łączenia wizyt. 3) Wykonawca odpowiedzialny będzie za rekrutowanie gości na poszczególne wizyty, tj. przedstawi Zamawiającemu listę proponowanych gości i po konsultacji z Zamawiającym skontaktuje się z wybranymi osobami, prześle zaproszenie oraz formularz aplikacyjny. Finalną listę uczestników Zamawiający przedstawi Wykonawcy na 1 miesiąc przed planowanym terminem wizyty. Goście będą zaproszeni z następujących państw: Wielka Brytania, Niemcy i kraje skandynawskie. Dopuszcza się zmianę uczestników - z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. 4) Czas trwania wizyty - 3 dni (min. 2 noclegi). Sugerowany przylot pierwszego dnia do południa, a wylot trzeciego dnia w godzinach popołudniowych (w zależności od przelotów). 5) Termin realizacji zamówienia - przedmiot zamówienia będzie realizowany od IV kwartału 2010 r. do 30.11.2011 r., przy czym data poszczególnej wizyty będzie ustalana przez Zamawiającego, po uprzednim uzgodnieniu terminu z zaproszonymi osobami. Pierwsza wizyta zostanie zorganizowana do 10 grudnia 2010 r. 6) Plan wizyty - Wykonawca w terminie 3 dni od zawarcia umowy o niniejsze zamówienie publiczne przedstawi Zamawiającemu Ramowy Program Wizyt, który będzie podstawą do planowania każdej wizyty z osobna. Poszczególne programy wizyt muszą obejmować w szczególności godziny i miejsca spotkań i uwzględniać około 1h prezentacji przedstawiciela Zamawiającego dot. działalności GCB. Każdy plan wizyty wymaga akceptacji Zamawiającego. 7) Bilety lotnicze - Wykonawca dokona rezerwacji i zakupu biletów lotniczych (klasa ekonomiczna) dla uczestników wizyt, po uprzednim uzgodnieniu z nimi terminu i trasy przelotu zgodnie z planowaną wizytą studyjną. Zaproszone osoby będą przylatywać ze stolic państw i większych miast liniami rejsowymi, ale dopuszcza się przelot tanimi liniami lotniczymi - za zgodą uczestników wizyty. Zamawiający dopuszcza dostarczenie biletów lotniczych uczestnikom wizyty w formie biletu elektronicznego, na podany przez nich adres poczty email. Jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca zaoferuje i dostarczy gościom na adres przez nich wskazany bilet papierowy. Zamawiający zastrzega, iż wylot oraz powrót osoby może następować w każdym dniu tygodnia, w terminie podanym dla każdej wizyty studyjnej, z uwzględnieniem obowiązującego na danej trasie rozkładu lotów. Bilet lotniczy musi obejmować również ubezpieczenie osoby na czas podróży oraz opłaty lotniskowe. 8) Wyżywienie uczestników - Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić uczestnikom każdej wizyty dzienne wyżywienie obejmujące 3 posiłki, w miarę możliwości specjały polskiej kuchni. Menu obiadów składać się musi z co najmniej czterech dań: przystawki, zupy, dania głównego i deseru z napojami ciepłymi i zimnymi. Dodatkowo podczas każdej z wizyt Wykonawca zorganizuje, jedną kolację - typu gala dinner, w której wezmą udział uczestnicy wizyty studyjnej, przedstawiciele Zamawiającego i zaproszeni goście - maksymalnie 15 osób. Menu kolacji składać się musi z co najmniej czterech dań (koniecznie polska kuchnia): przystawki, zupy, dania głównego i deseru z napojami ciepłymi i zimnymi (w tym alkohole). Kolacja nie może być zorganizowana w formie tzw. szwedzkiego stołu. Podczas kolacji typu gala dinner Wykonawca zapewni występ zespołu muzycznego lub wokalisty. Imienną listę osób zaproszonych na kolację przedstawi Zamawiający. 9) Zakwaterowanie - Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych uczestnikom każdej wizyty na czas trwania wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, z łazienką, w standardzie hotelu co najmniej czterogwiazdkowego zlokalizowanego na terenie województwa pomorskiego. 10) Usługa transportowa - Wykonawca zapewni gościom transport z lotniska do hotelu (transfer) oraz wszystkie przejazdy związane z realizacją programu wizyty studyjnej. Dopuszcza się zapewnienie transferu z/do lotniska taksówkami. Transport powinien odbywać się co najmniej busem o ilości miejsc odpowiadającej ilości uczestników wizyty. Bus musi posiadać klimatyzację oraz rok produkcji nie starszy niż 2005 r. Środek transportu oraz kierowca powinni być w pełni dyspozycyjni dla uczestników przez cały okres trwania wizyty. 11) Przewodnik turystyczny - Wykonawca zapewni podczas każdej wizyty obecność licencjonowanego przewodnika turystycznego, ze znajomością języka angielskiego, który będzie reprezentował Wykonawcę podczas całego pobytu gości. Przewodnik będzie wcześniej poinformowany o charakterze wizyty i dokładnym programie pobytu gości. Język angielski będzie ogólnie przyjętym językiem w kontaktach z gośćmi. Dopuszcza się jednak możliwość kontaktu w rodzimych językach gości. Przewiduje się zaproszenie gości z Wielkiej Brytanii, Niemiec i krajów skandynawskich. 12) Moderator - Podczas każdej wizyty gości Wykonawca zapewni obecność swojego przedstawiciela - moderatora, który będzie towarzyszył gościom na każdym etapie wizyty i czuwał nad odpowiednim przebiegiem wizyty. Wykonawca w trakcie wizyty gości może nieznacznie zmienić program - na życzenie gości, po uprzednim skonsultowaniu propozycji zmian z Zamawiającym. 13) Ubezpieczenie - Wykonawca zapewni ubezpieczenie uczestników wizyt na czas przejazdu i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa powinna obejmować w szczególności pokrycie kosztów leczenia i pomocy w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KLA), następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), utraty bagażu podróżnego, pokrycie kosztów anulowania noclegu w hotelu (OH). 14) Pozostałe wytyczne: a) Każdy uczestnik otrzyma pakiet materiałów informacyjno-promocyjnych, dostarczonych przed rozpoczęciem wizyty przez Zamawiającego. b) Wykonawca zobowiązany będzie do zakupu dla każdego uczestnika pamiątki, upominku, charakterystycznego dla regionu województwa pomorskiego - w kwocie nie większej niż 100 zł brutto na jedną osobę. c) Pierwszy kontakt z gośćmi leży po stronie Zamawiającego, później uczestnicy wizyty będą się kontaktować bezpośrednio z Wykonawcą (przewiduje się kontakt telefoniczny). d) Wykonawca zaplanuje dla każdej wizyty z osobna różne formy incentive, w zależności od pory roku i preferencji gości, związanych z wyróżnikami regionu pomorskiego, np. w formie gry miejskiej. 15) Sprawozdanie - Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia sprawozdania z przebiegu każdej wizyty studyjnej, obejmujące merytoryczne zagadnienia wymienione powyżej (ust.1 pkt.3 ppkt. 1-13), oraz dostarczenia drogą mailową do Zamawiającego, nie później niż 14 dni po zakończeniu wizyty. Zaakceptowane przez Zamawiającego sprawozdanie będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 4. Koszty realizacji przedmiotu zamówienia obejmują zakres usługi wyszczególniony w ust. 3 oraz inne koszty niewymienione w SIWZ, które Wykonawca będzie musiał ponieść w celu należytego wykonania przedmiotu zamówienia, w szczególności tj.: opłaty parkingowe, bilety wstępu, opłaty za przejazd autostradą itp. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia osób realizujących zamówienie spośród specjalistów posiadających odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, dzięki którym przedmiot umowy zostanie zrealizowany na wysokim poziomie merytorycznym i organizacyjno-logistycznym.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 635100007
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.gdanskconvention.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach