Przetargi.pl
Organizacja plenerowej imprezy XI Warszawskie Spotkanie Wigilijne w dniu 14 grudnia 2014 r. w zakresie przygotowania pełnego zaplecza technicznego, obsługi technicznej oraz cateringu

Miasto Stołeczne Warszawa ogłasza przetarg

  • Adres: 00-950 Warszawa, Pl. Bankowy 3/5
  • Województwo: mazowieckie
  • Telefon/fax: tel. (+48 22) 443 14 00 , fax. (+48 22) 443 14 02
  • Data zamieszczenia: 2014-11-07
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Miasto Stołeczne Warszawa
    Pl. Bankowy 3/5 3/5
    00-950 Warszawa, woj. mazowieckie
    tel. (+48 22) 443 14 00, fax. (+48 22) 443 14 02
    REGON: 01525964000000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.um.warszawa.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Organizacja plenerowej imprezy XI Warszawskie Spotkanie Wigilijne w dniu 14 grudnia 2014 r. w zakresie przygotowania pełnego zaplecza technicznego, obsługi technicznej oraz cateringu
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja plenerowej imprezy XI Warszawskie Spotkanie Wigilijne w dniu 14 grudnia 2014 r. w zakresie przygotowania pełnego zaplecza technicznego, obsługi technicznej oraz cateringu. 1.1 Przedmiot zamówienia obejmuje dostarczenie, montaż i demontaż 7 namiotów o następujących właściwościach: 1.1.1 Rodzaje, liczba i przeznaczenie namiotów: a) dwa namioty o wymiarach 10mx15m, z dwoma wejściami w każdym dla uczestników imprezy, z przeznaczeniem na punkt przygotowywania, wydawania i spożywania posiłków (dalej namioty gastronomiczne), b) jeden namiot o wymiarach 10mx25m, z trzema wejściami dla uczestników imprezy z przeznaczeniem na miejsce zabaw i animacji dla dzieci oraz wyodrębnionym punktem wydawania i spożywania posiłków (dalej namiot dla dzieci), c) jeden namiot o wymiarach 5mx25m, z pięcioma wejściami, czterema ścianami działowymi, z przeznaczeniem na stoiska wystawowe (dalej namiot wystawienniczy), d) jeden namiot o wymiarach 10mx10m, z dwoma wejściami, z przeznaczeniem na garderobę dla artystów (dalej garderoba), e) jeden namiot o wymiarach 10mx10m, z dwoma wejściami, z przeznaczeniem na miejsce spożywania posiłków dla artystów (dalej namiot vip), f) jeden namiot o wymiarach 3mx3m, z trzema ścianami, z przeznaczeniem na miejsce pracy akustyków (dalej namiot akustyków). 1.1.2 Wszystkie namioty powinny mieć podłogę drewnianą, nieprzemakalną powłokę odporną na obciążenie śniegiem i odporną na działanie wiatru oraz chroniącą przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi (deszcz, śnieg, wiatr) oraz wejścia zapewniające bezpieczne poruszanie się uczestnikom imprezy (schodki, podjazdy dla osób niepełnosprawnych do każdego z namiotów, za wyjątkiem namiotu akustyków). 1.1.3 Wszystkie namioty powinny mieć jednolity, jasny kolor. 1.1.4 Namioty gastronomiczne, dla dzieci, wystawienniczy powinny mieć transparentne ściany lub okna i posiadać oznakowanie widocznymi nazwami uzgodnionymi z Zamawiającym. 1.1.5 Namiot dla dzieci powinien być podzielony wewnątrz na 2 części: część A i część B (część A: wymiary 10x20m oraz część B: wymiary 10x5m) za pomocą transparentnej ściany z możliwością przemieszczania się uczestników imprezy pomiędzy pomieszczeniami. 1.1.6. Wszystkie namioty powinny być ogrzewane przez cały czas trwania imprezy (4 godziny); Zamawiający wskazuje minimalną liczbę promienników gazowych, które Wykonawca powinien zapewnić w każdym z namiotów; temperatura w namiotach, w godzinach imprezy nie może być niższa niż +10? C. 1.1.7 W namiotach gastronomicznych powinny zostać zorganizowane zaplecza kuchenne z punktami przygotowywania i wydawania posiłków uczestnikom imprezy. 1.1.8 W namiocie dla dzieci, w części B, powinien znajdować się punkt wydawania posiłków dla uczestników zajęć. 1.1.9 W namiocie vip powinien znajdować się punkt podgrzewania i spożywania posiłków dla osób występujących na scenie i animatorów. 1.1.10 Namioty powinny zostać zamontowane w sposób uniemożliwiający ich przemieszczanie; w przypadku konieczności ich trwałego przymocowania do podłoża, wykonawca zobowiązany będzie do przywrócenia podłoża do stanu pierwotnego. 1.1.11 Namioty: gastronomiczne, wystawienniczy, dla dzieci oraz vip, powinny posiadać wewnątrz, na wysokości umożliwiającej swobodne poruszanie się, podwieszane dekoracje z motywami bożonarodzeniowymi (typu: choinki, lampki choinkowe, gwiazdki, śnieżynki mikołaje, aniołki, prezenty, itp.); dekoracje powinny być wykonane z nietłukących się materiałów. Projekty dekoracji powinny być uzgodnione z Zamawiającym. 1.1.12 Miejsce dostarczenia i montażu namiotów: pl. Teatralny w Warszawie. 1.1.13 Rozmieszczenie wejść do namiotów - w uzgodnieniu z Zamawiającym. 1.1.14 Rozmieszczenie namiotów na placu - zgodnie z planem sytuacyjnym stanowiącym załącznik do wzoru umowy. 1.2. Wyposażenie namiotów. 1.2.1 Namioty gastronomiczne: a) drewniane stoły oraz ławy lub krzesła umożliwiające jednoczesne swobodne spożywanie wydawanych posiłków przez co najmniej 50 osób w każdym, b) wyposażenie punktu wydawania posiłków (np.: lady, bufet), c) co najmniej 4 kosze na śmieci w każdym namiocie dostępne dla uczestników imprezy, d) ogrzewanie - co najmniej 8 promienników gazowych w każdym namiocie. 1.2.2 Namiot wystawienniczy: a) 10 stołów oraz ławy lub krzesła zapewniające miejsca siedzące dla 40 osób, b) co najmniej 5 koszy na śmieci, c) ogrzewanie - co najmniej 10 promienników gazowych (po dwa promienniki dla każdej z 5-oddzielonych ścianą części), d) dostęp do prądu co najmniej 10 gniazdek elektrycznych o napięciu 220 Volt (po dwa gniazdka dla każdej z 5-oddzielonych ścianą części). 1.2.3 Namiot dla dzieci części A i B: 1.2.3.1 Część A: a) 10 stołów (każdy o długości od 150 do 200 cm), 20 ław oraz 20 krzeseł, b) co najmniej 10 koszy na śmieci, c) 5 sztalug drewnianych trójnożnych lub studyjnych (dla antyramy o wymiarach 50x70 cm), d) 2 sztalugi drewniane trójnożne lub studyjne (dla antyramy o wymiarach 100x70 cm), e) ogrzewanie - co najmniej 12 promienników gazowych, f) nagłośnienie - mikrofon bezprzewodowy i nagłośnienie do instrumentów (bęben, ksylofon, wiolonczela) g) stolik na przewijak o powierzchni 50x70 cm, h) dostęp do prądu 5 gniazdek elektrycznych o napięciu 220 Volt, i) wieszaki stojące na ubrania dla co najmniej 20 osób. 1.2.3.2 Część B: a) drewniane stoły oraz ławy lub krzesła umożliwiające jednoczesne swobodne spożywanie wydawanych posiłków przez co najmniej 15 osób, b) wyposażenie punktu wydawania posiłków (np.: lady, bufet), c) co najmniej 3 kosze na śmieci, d) ogrzewanie - co najmniej 3 promienniki gazowe. 1.2.4 Namiot - garderoba: a) wieszaki stojące na ubrania dla co najmniej 30 osób, b) krzesła lub ławy dla 30 osób, c) jedno lustro stojące o wymiarach co najmniej 50x120 cm, d) co najmniej jeden kosz na śmieci, e) ogrzewanie - co najmniej 6 promienników gazowych. 1.2.5 Namiot - vip: a) stoły oraz ławy lub krzesła umożliwiające jednoczesne swobodne spożywanie posiłków przez co najmniej 40 osób, b) bufet na podgrzewacze potraw i serwowane napoje gorące, c) co najmniej 5 koszy na śmieci, d) stoły nakryte obrusami płóciennymi/materiałowymi w kolorze białym, e) ogrzewanie - co najmniej 6 promienników gazowych. 1.3 Dostarczenie, montaż i demontaż sceny wraz z wyposażeniem. 1.3.1 Opis sceny: a) scena o wymiarach 8m szerokości 6m długości, z zadaszeniem, trzema nieprzejrzystymi ścianami z materiału chroniącego przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi (deszcz, śnieg, wiatr), w jednolitym kolorze, spełniająca wszelkie wymogi bezpieczeństwa, z co najmniej dwoma wejściami z poręczą, b) na froncie sceny zamontowany centralnie baner imprezy o wymiarach 1,2mx8m dostarczony przez Zamawiającego. 1.3.2 Wyposażenie sceny: a) oświetlenie - światła sceniczne powinny zapewniać oświetlenie wykonawców w sposób gwarantujący dobrą widoczność w każdym punkcie sceny; reflektory nad sceną nie mogą ograniczać swobodnego ruchu wykonawców; urządzenia oświetleniowe nie mogą stanowić zagrożenia dla wykonawców, ekipy technicznej oraz instrumentów i aparatury, b) nagłośnienie: 4 mikrofony pojemnościowe, 4 mikrofony dynamiczne, dostępne również ze statywów oraz 2 mikrofony podwieszane, c) ogrzewanie sceny w dniu imprezy w godzinach 11.00-15.00 oraz w czasie prób artystów w dniu imprezy w godz. 8.00-11.00 (4 nagrzewnice), d) dekoracja sceny z elementami bożonarodzeniowymi z zastrzeżeniem uzyskania akceptacji Zamawiającego w zakresie projektu dekoracji. Projekt dekoracji należy przedłożyć Zamawiającemu co najmniej na 7 dni przed imprezą. 1.4 Dostarczenie 50 żywych drzewek iglastych (jodły) w donicach lub stojakach, o wysokości minimum 160cm, z których 35 ozdobionych będzie nietłukącymi dekoracjami (typu: łańcuchy, bombki) oraz ich przewiezienie, po zakończeniu imprezy, w trzy miejsca wskazane przez Zamawiającego (na terenie m.st. Warszawy); ustawienie drzewek na terenie imprezy w uzgodnieniu z Zamawiającym. 1.5 Montaż, obsługa i demontaż infrastruktury technicznej: a) zapewnienie własnego źródła energii elektrycznej potrzebnej do obsługi imprezy, b) zapewnienie dostępu do wody w punktach przygotowywania posiłków, c) okablowanie terenu imprezy zapewniające bezpieczny dostęp do energii elektrycznej w każdym namiocie oraz na scenie, d) zabezpieczenie kabli elektrycznych na terenie imprezy, umożliwiające bezpieczne przemieszczanie się uczestnikom po placu, e) zapewnienie dostępu do energii elektrycznej w namiotach (w szczególności, w namiocie dla dzieci w części A: co najmniej 5 gniazdek elektrycznych do wykorzystania przez animatorów zajęć dla dzieci), f) zapewnienie oświetlenia górnego we wszystkich namiotach, g) ogrzewanie wszystkich namiotów, zapewniające stałą temperaturę w dniu imprezy w godzinach 11.00-15.00., zgodnie z pkt 1.1.6. opisu przedmiotu zamówienia, h) zapewnienie miejsca pracy akustyków, z wyposażeniem koniecznym do akustycznej obsługi imprezy (usytuowanie namiotu akustyków w uzgodnieniu z Zamawiającym - sugerowane położenie - zgodnie z planem sytuacyjnym stanowiącym załącznik do wzoru umowy), i) sprzęt elektryczny, oświetleniowy, nagłaśniający i grzewczy powinny spełniać wszelkie wymogi bezpieczeństwa. 1.6 Obsługa techniczna imprezy, w tym nagłośnienie i oświetlenie imprezy przez cały okres trwania imprezy, także podczas prób artystów na scenie - od godziny 8.00 w dniu imprezy. 1.7 Zabezpieczenie imprezy pod względem bezpieczeństwa, obejmujące: 1) ochronę infrastruktury wygrodzonego miejsca imprezy od momentu przejęcia placu od Zamawiającego do chwili jego przekazania Zamawiającemu; 2) zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony uczestnikom imprezy (przewidywana ilość uczestników - do 900 osób) - co najmniej 22 osób ochrony w dniu imprezy w godzinach 9.00-15.30; w pozostałych godzinach od momentu przejęcia placu do chwili jego przekazania - co najmniej 4 osoby ochrony; 3) przygotowanie regulaminu porządkowego imprezy określającego zasady zachowania się uczestników imprezy, w szczególności zakaz wnoszenia i posiadania broni, niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychoaktywnych i wywieszenie regulaminu porządkowego w miejscach widocznych przy wszystkich wejściach na teren imprezy; 4) stałą obecność: a) co najmniej 3 osób ochrony w każdym namiocie gastronomicznym (2 namioty), b) co najmniej 2 osoby ochrony w namiocie wystawienniczym, c) co najmniej 2 osób ochrony w namiocie dla dzieci, d) co najmniej 2 osób ochrony przy każdym wejściu na plac Teatralny (3 wejścia od ulic: Senatorskiej, Wierzbowej i Moliera) 1.8 Wygrodzenie terenu imprezy barierkami ochronnymi typu lekkie od godz. 9.00 w dniu 13 grudnia do godz. 24.00 w dniu 14 grudnia, w sposób uniemożliwiający wstęp na teren imprezy poza wyznaczonymi miejscami, zgodnie z planem sytuacyjnym przekazanym przez Zamawiającego stanowiącym załącznik do wzoru umowy, w tym także wygrodzenie frontu sceny oraz zaplecza technicznego imprezy barierkami ochronnymi typu ciężkie zaporowe oraz wygrodzenia wjazdów i wyjazdów z terenu imprezy. 1.9 Sprzątanie terenu, w tym bieżące sprzątanie w trakcie trwania imprezy w godz. 11.00-15.00 w dniu 14 grudnia oraz sprzątanie terenu imprezy po jej zakończeniu (do godz. 24.00 w dniu 14 grudnia), w tym zapewnienie pojemników na śmieci wraz z ich bieżącym opróżnianiem i wywóz śmieci po zakończeniu sprzątania miejsca imprezy; kosze na śmieci powinny zostać ustawione w namiocie gastronomicznym oraz w każdym z pozostałych namiotów; uporządkowanie terenu imprezy po jej zakończeniu i przekazanie Zamawiającemu w stanie niepogorszonym; w przypadku naruszenia powierzchni placu przy montażu lub demontażu namiotów i sceny - doprowadzenie powierzchni placu do stanu pierwotnego. 1.10 Utrzymanie powierzchni terenu imprezy w należytym stanie, w przypadku opadów atmosferycznych - bieżące usuwanie zalegającej wody (kałuże) lub śniegu i posypywanie nawierzchni w celu zapobieżenia poślizgnięciom i zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom imprezy i ekipom technicznym. 1.11 Catering dla uczestników imprezy oraz artystów, w tym: a) dostarczenie posiłków: 2 000 porcji bigosu z grzybami (waga porcji co najmniej 300g), 2 000 porcji pierogów z kapustą i grzybami (waga porcji co najmniej 250 g), 2 000 porcji barszczu czerwonego (porcja co najmniej 200 ml), 4 000 pasztecików z kapustą (podawane na ciepło, waga 1 sztuki co najmniej 40 g), 2 000 drożdżówek z makiem (waga 1 sztuki co najmniej 80 g); do każdej porcji bigosu Wykonawca zapewni pieczywo - co najmniej jedną bułkę pszenną lub co najmniej trzy kromki białego pieczywa, b) zapewnienie odpowiedniej ilości naczyń jednorazowych z tworzywa sztucznego, przeznaczonych do ciepłych dań (za wyjątkiem naczyń przeznaczonych na pieczywo i drożdżówki), z zastrzeżeniem, że barszcz będzie podawany w kubkach przeznaczonych do gorących napojów, wystarczającej ilości jednorazowych sztućców i serwetek papierowych; posiłki powinny być wydawane na tacach umożliwiających ich przeniesienie do miejsca spożycia, c) zapewnienie zaplecza technicznego i sanitarnego punktu podgrzewania i wydawania posiłków w namiotach gastronomicznych, z pełnym wyposażeniem technicznym i sanitarnym koniecznym do podgrzewania posiłków i ich wydawania, przy zachowaniu norm sanitarnych; dostarczenie, montaż, demontaż oraz obsługa niezbędnego sprzętu, d) zorganizowanie bufetu w namiocie vip - posiłki ciepłe (bigos, pierogi, paszteciki, barszcz czerwony) serwowane w podgrzewaczach, drożdżówki z makiem, pieczywo oraz gorąca kawa i herbata, cytryny i mleko do kawy w godz. 11.00-15.00; zapewnienie w namiocie vip odpowiedniej ilości naczyń jednorazowych z tworzywa sztucznego, przeznaczonych do ciepłych dań (za wyjątkiem naczyń przeznaczonych na pieczywo i drożdżówki), z zastrzeżeniem, że barszcz będzie podawany w kubkach przeznaczonych do gorących napojów, wystarczającej ilości jednorazowych sztućców i serwetek papierowych; posiłki powinny być wydawane na tacach umożliwiających ich przeniesienie do miejsca spożycia; podgrzewacze powinny być na bieżąco uzupełniane potrawami, e) zorganizowanie punktu wydawania posiłków w namiocie dla dzieci część B - posiłki ciepłe (bigos, pierogi, paszteciki, barszcz czerwony), woda mineralna niegazowana w butelkach o pojemności 0,3 l, drożdżówki z makiem, pieczywo oraz gorąca kawa i herbata w godz. 11.00-15.00; zapewnienie odpowiedniej ilości naczyń jednorazowych z tworzywa sztucznego, przeznaczonych do ciepłych dań (za wyjątkiem naczyń przeznaczonych na pieczywo i drożdżówki), z zastrzeżeniem, że barszcz będzie podawany w kubkach przeznaczonych do gorących napojów, wystarczającej ilości jednorazowych sztućców i serwetek papierowych; posiłki powinny być wydawane na tacach umożliwiających ich przeniesienie do miejsca spożycia, f) zorganizowanie, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego znajdującym się w siedzibie Zamawiającego, bufetu z posiłkami ciepłymi serwowanymi w podgrzewaczach (bigos, pierogi, paszteciki, barszcz czerwony) oraz zimnymi, wraz z niezbędną obsługą; Zamawiający dopuszcza dostarczenie przez Wykonawcę, w miejsce ww. potraw, ciepłych potraw innego rodzaju; zmiana taka jest możliwa jedynie po uprzednim wyrażeniu zgody przez Zamawiającego, g) zapewnienie wystarczającej liczby pracowników punktów podgrzewania i wydawania posiłków oraz pracowników technicznych (w tym także bieżącej obsługi namiotu VIP oraz namiotu dla dzieci w części B,), ubranych w odzież ochronną i posiadających ważne książeczki sanepidu, h) podgrzanie posiłków na miejscu imprezy i ich wydawanie uczestnikom imprezy oraz ich serwowanie w namiotach gastronomicznych, namiocie vip oraz w namiocie dla dzieci część B w godz. 11.00 - 15.00. 1.12. Zapewnienie zabezpieczenia medycznego w godzinach 11.00-15.00, dwa punkty medyczne, ekipy ratunkowe z lekarzem. 1.13 Dostarczenie 800 kompletów opłatków białych (każdy komplet zawiera 2 opłatki białe o wymiarach co najmniej 15x8 cm z ozdobną opaską), każdy komplet powinien być zapakowany w opakowanie foliowe oraz dostarczenie 100 opłatków białych (o wymiarach co najmniej 10x6 cm) każdy opłatek powinien być zapakowany w opakowanie foliowe. 1.14 Dostarczenie 500 pierników o kształtach świątecznych, bez glazury/lukru/polewy z przeznaczeniem do późniejszego ozdabiania, o wielkości około 10cmx7cm, zapakowanych w opakowania foliowe po kilka sztuk oraz 80 kg mandarynek. 1.15 Dostarczenie baneru o wymiarach 8 mx1,5 m na białym tle napis; Warszawskie Spotkanie Wigilijne w kolorze 4x0 z możliwością zawieszenia (za cztery końce). Napis powinien być uzgodniony z Zamawiającym i zgodny z Katalogiem Systemu Identyfikacji Wizualnej m.st. Warszawy. 1.16 Plan sytuacyjny imprezy, wskazujący sposób ustawienia sceny i namiotów, a także zakres wygrodzenia terenu imprezy stanowi załącznik do umowy; układ ustawienia namiotów i sceny może ulec zmianie, z powodów niezależnych od Zamawiającego; w przypadku zajścia konieczności zmiany ustawienia namiotów lub sceny, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Wykonawcę, wskazując mu jednocześnie zakres koniecznych do wprowadzenia zmian; zmiana ustawień namiotów i sceny nie będzie stanowić zmiany umowy
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 799520002
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: 4 000,00 zł Wykonawcy zaproszeni do udziału w licytacji zobowiązani będą do wniesienia wadium najpóźniej w terminie wskazanym w zaproszeniu do wzięcia udziału w licytacji elektronicznej. Termin otwarcia licytacji elektronicznej zostanie podany Wykonawcom w zaproszeniu do udziału w licytacji elektronicznej. Wadium nie jest wymagane na etapie składania wniosków.

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: licytacja elektroniczna
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach