Przetargi.pl
ORGANIZACJA i REALIZACJA IMPREZY - DNI PUSZCZYKOWA 2013

Urząd Miejski ogłasza przetarg

  • Adres: 62-040 Puszczykowo, ul. Podleśna 4
  • Województwo: wielkopolskie
  • Telefon/fax: tel. 061 8133225, 8983719 , fax. 061 8133225
  • Data zamieszczenia: 2013-03-01
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Urząd Miejski
    ul. Podleśna 4 4
    62-040 Puszczykowo, woj. wielkopolskie
    tel. 061 8133225, 8983719, fax. 061 8133225
    REGON: 00052694300000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.puszczykowo.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    ORGANIZACJA i REALIZACJA IMPREZY - DNI PUSZCZYKOWA 2013
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja plenerowej imprezy Dni Puszczykowa 2013 w dniu 22 czerwca 2013 roku pod względem artystycznym, rekreacyjno-rozrywkowym, gastronomicznym i usługowo-handlowym. Zakres usługi przewiduje: Przygotowanie i zorganizowanie plenerowej imprezy o charakterze rodzinnym i rozrywkowym Dni Puszczykowa 2013, na terenie Centrum Animacji Sportu, ul. Kościelna 7, Puszczykowo w dniu 22 czerwca 2013 roku w godz. 12.00 - 24.00 w tym plenerowej imprezy masowej odbywającej się w godzinach 21.00 - 24.00 w ramach Dni Puszczykowa 2013 na tym samym terenie (koncert gwiazdy wieczoru i dyskoteka). Warunki udostępnienia terenu określać będzie zawarta przez wykonawcę odrębna umowa z administratorem terenu. Przewidywana liczba uczestników imprezy: 1500 osób. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji wymagań organizacyjno - technicznych niezbędnych do przeprowadzenia imprezy masowej w ww. terminie, w tym do realizacji wymagań zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.). Wykonawca imprezy zapewni zaplecze: techniczne, medyczne, ochronę, urządzenia rozrywkowe, gastronomię, piwo, napoje bezalkoholowe, jednolite estetyczne stoiska handlowe z różnym asortymentem, występy artystyczne zespołów i gwiazd, dyskotekę, turnieje, konkursy, konferansjera, atrakcje dla dzieci i dorosłych (np. malowanie twarzy, pokaz baniek mydlanych itp.), technikę estradową zgodnie z wymaganiami występujących artystów w tym scenę, oświetlenie, nagłośnienie, akustyków, opłacenie ZAIKSu, wywóz śmieci i nieczystości, zaplecza sanitarne (toalety przenośne). Obowiązki wykonawcy: a) związane z organizacją imprezy masowej - uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy masowej w dniu 22 czerwca 2013 roku w godz. 21.00 - 24.00, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.), - zapewnienie ochrony imprezy masowej przez koncesjonowaną firmę, - wygrodzenie terenu imprezy masowej (transport, rozstawienie, złożenie profesjonalnych płotków zaporowych), - opracowanie i udostępnienie uczestnikom imprezy regulaminu terenu i regulaminu imprezy masowej zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, - spełnienia wymogów sanitarnych i przeciwpożarowych, - zabezpieczenie imprezy pod względem medycznym poprzez zapewnienie podmiotu świadczącego usługi transportu sanitarnego wraz z opieką medyczną. b) związane z programem scenicznym - zapewnienie sceny, nagłośnienia, akustyków, oświetlenia, zaplecza technicznego na cały okres trwania imprezy, zgodnie z wymaganiami w zakresie bezpieczeństwa użytkowania, - zapewnienie oprawy artystycznej na scenie przez cały czas trwania imprezy, - zapewnienie konferansjera na cały czas trwania imprezy, który posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń artystycznych. Konferansjer oprócz zapowiadania kolejnych punktów scenariusza imprezy, będzie prowadził konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązany do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego, - organizacja prezentacji i występów lokalnych zespołów i grup warsztatowych na scenie w porozumieniu z Zamawiającym, - opłacenie ZAIKS-u z tytułu organizacji imprezy plenerowej o charakterze rozrywkowym (w tym organizacja dyskoteki), - zorganizowanie dyskoteki, po występie gwiazdy wieczoru, w godz. 23.00 - 24.00, - zapewnienie osoby kierownika sceny, dbającego o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza. c) związane z występem gwiazdy wieczoru - zorganizowanie koncertu plenerowego gwiazdy wieczoru (min. cztery propozycje). Przez gwiazdę Zamawiający rozumie zespół, wokalistę, wokalistkę o ugruntowanej pozycji artystycznej, medialnej i wysokiej rozpoznawalności, którzy odnieśli sukces poprzez wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, odnoszą stale komercyjne sukcesy i są uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń. Minimalny czas trwania koncertu to 60 min + bisy. - zawarcie umów i opłacenie kosztów koncertów artystycznych wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich (ZAIKS), - zapewnienie noclegów, wyżywienia, garderób, ochrony i innych wymagań określonych w ww. umowach, - zapewnienie warunków technicznych zgodnie z wymogami ww. umów, w szczególności: sceny, nagłośnienia, akustyków, oświetlenia, zaplecza technicznego, zabezpieczenia sceny profesjonalnymi płotkami zaporowymi, - ustalenie z artystami i występującymi czasu trwania wszelkich prób akustycznych, technicznych, które muszą zakończyć się przed rozpoczęciem imprezy. d) związane z atrakcjami dostępnymi podczas trwania imprezy - zapewnienie urządzeń rekreacyjnych w tym dmuchanych dla dzieci. Urządzenia muszą mieć aktualne certyfikaty sprawności i bezpieczeństwa. Korzystanie z urządzeń ma być bezpłatne. Minimalna liczba zaproponowanych urządzeń - 3. - organizacja zabaw i konkursów dla dzieci i młodzieży w tym o tematyce ekologicznej, - organizacja atrakcji (konkursów, turniejów, rywalizacji sportowych itp.) adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział mieszkańców i gości, w tym o tematyce profilaktyki zdrowotnej lub promocji zdrowia, - zapewnienie na terenach objętych imprezą sprzedaży gastronomii, piwa, napojów bezalkoholowych. Obowiązkiem Wykonawcy jest wyegzekwowanie od wystawiających się firm gastronomicznych i innych podmiotów pozytywnej opinii Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego oraz innych niezbędnych zezwoleń, - zapewnienie min. 70 miejsc siedzących (np. ławostoły) wraz z parasolami, - zorganizowanie przestrzeni handlowej. Zamawiający zastrzega, że liczba punktów handlowych jest ograniczona powierzchnią. e) związane z technicznym przygotowanie imprezy - zawarcie umowy z administratorem na bezpłatne udostępnienie terenu, na którym będzie realizowana impreza, - ubezpieczenie imprezy (OC+NW), - zabezpieczenie imprezy pod względem medycznym, - zapewnienie całodobowej ochrony osób i mienia podczas trwania imprezy przez koncesjonowaną firmę ochroniarską, w dniu poprzedzającym imprezę (od czasu montażu urządzeń technicznych np. sceny, namiotów), w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu do czasu demontażu wszystkich urządzeń, - zapewnienie agregatu prądotwórczego, zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci. Wykonawca zapewni dostęp do energii elektrycznej dla zaplecza sceny, gastronomii oraz przestrzeni handlowej oraz namiotów, - ogrodzenie sceny głównej wraz z zapleczem technicznym profesjonalnymi płotkami zaporowymi, które zostaną zamówione, opłacone wraz z transportem i rozstawione przez Wykonawcę do godz. 10:00 dnia 22.06.2013 r. oraz zostaną one złożone po zakończeniu imprezy, - zapewnienie przenośnych toalet, w tym przystosowanych dla osób niepełnosprawnych, - zapewnienie utrzymania w czystości terenu w trakcie trwania imprezy (w tym osób sprzątających oraz koszy na śmieci wraz z ich bieżącym opróżnianiem), - pokrycie kosztów wywozu nieczystości i śmieci, - uporządkowania terenu po zakończeniu imprezy nie później niż do godz. 9.00 w dniu 23.06.2013 r. i przekazania go Zamawiającemu w stanie niepogorszonym nie później niż do godz. 10.00 w dniu 24.06.2013 r. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń i zniszczeń Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu pierwotnego na własny koszt w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, - rozmieszczenie i zdjęcie banerów sponsorów dostarczonych przez Zamawiającego, - zorganizowanie dwóch garderób (namioty min. 4x4) dla osób występujących z wyposażeniem: krzesła - 10 sztuk, stoły - 2 sztuki, oświetlenie, - przygotowanie identyfikatorów bądź opasek dla osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny: artystów, obsługi technicznej, Zamawiającego, przedstawicieli mediów, fotoreporterów, - zapewnienie 5 namiotów o wym. 3x3m dla organizacji pozarządowych i 1 namiotu 5x5m dla Zamawiającego, - zapewnienie wyposażenia namiotów w: oświetlenie, 14 stołów, 30 krzeseł, - Wykonawca zobowiązany jest do uzgodnienia z Zamawiającym rozmieszczenia namiotów i stoisk, - ścisła współpraca Wykonawcy z Zamawiającym w kwestii należytej i bezpiecznej organizacji imprez jak również w celu przekazywania wszelkich informacji o realizacji zadań, informowanie o występujących zagrożeniach, konsultowanie decyzji, mających wpływ na zabezpieczenie. f) promocja i reklama imprezy - projekt, druk oraz rozmieszczenie materiałów reklamujących imprezę wykorzystując bezpłatnie system informacji miejskiej, w tym 4 billboardów w rozmiarach 5x3m, 3x2m, 4x3m -2x oraz plakatów przystosowanych do ekspozycji zewnętrznej w formacie minimum A2, B2 lub C2 i zaproszeń wg. propozycji Wykonawcy. Wymagane jest zatwierdzenie projektów przez Zamawiającego, - wyklejenie ww. billboardów do dnia 1 czerwca 2013 roku, - rozmieszczenie plakatów do dnia 5 czerwca 2013 roku na terenie miasta Puszczykowa na tablicach informacyjnych, gablotach na przystankach autobusowych, w placówkach oświatowych, oraz w dniu imprezy przy wejściach na teren imprezy i w garderobach, - rozmieszczenie plakatów do dnia 5 czerwca 2013 roku na terenie gmin ościennych (Mosina, Komorniki, Luboń), - przeprowadzenie akcji reklamowej w prasie (min. w jednym tytule) o zasięgu regionalnym, 1 tydzień przed imprezą, - przeprowadzenie akcji reklamowej w radiu o zasięgu regionalnym - minimum przez 2 tygodnie przed imprezą, - przeprowadzenie akcji reklamowej w innych mass mediach zaproponowanych przez Wykonawcę, - wszystkie materiały promocyjne i informacyjne dotyczące imprezy muszą zawierać logotypy przekazane przez Zamawiającego. g) przygotowanie koncepcji całej imprezy pod względem artystycznym, rekreacyjno-rozrywkowym, gastronomicznym, usługowo-handlowym i technicznym Koncepcja powinna składać się z następujących punktów: 1. Program artystyczny odbywający się na scenie z podaniem propozycji konferansjera, zespołów i artystów, w tym gwiazdy wieczoru (min. 4 propozycje). 2. Program całej imprezy. 3. Opis proponowanych atrakcji adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych. 4. Wykaz proponowanych zabaw i konkursów dla dzieci i młodzieży. 5. Wykaz proponowanych urządzeń rozrywkowych umieszczonych na terenie imprezy. 6. Opis sceny, nagłośnienia, oświetlenia. 7. Propozycję akcji reklamowej, wykorzystującej system informacji miejskiej: billboardy, tablice informacyjne, gabloty na plakaty na przystankach autobusowych, 8. Propozycję gastronomii, piwa, napojów bezalkoholowych wraz ze strefą do siedzenia. 9. Propozycje ilości i jakości toalet przenośnych. 10. Propozycje zapewnienia ochrony, porządku i utrzymania czystości na terenie objętym imprezą.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 920000001
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: Zamawiający wymaga wniesienia wadium. Ustala się wadium dla całości przedmiotu zamówienia w wysokości: 2.500,00 pln (słownie: dwa tysiące pięćset 00/100).

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.1. Kryteria oceny ofert: Przygotowanie koncepcji
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.puszczykowo.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach