Przetargi.pl
Organizacja i obsługa konferencji otwierajacej projekt pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Gmina Drohiczyn ogłasza przetarg

  • Adres: 17-312 Drohiczyn, ul. Kraszewskiego 5
  • Województwo: podlaskie
  • Telefon/fax: tel. 085 6557135 , fax. 085 655 70 80
  • Data zamieszczenia: 2012-08-14
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Gmina Drohiczyn
    ul. Kraszewskiego 5 5
    17-312 Drohiczyn, woj. podlaskie
    tel. 085 6557135, fax. 085 655 70 80
    REGON: 05065905900000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.drohiczyn.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Organizacja i obsługa konferencji otwierajacej projekt pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i obsługę jednej jednodniowej konferencji dla ok. 50 osób w Janowie Podlaskim bądź okolicy w promieniu do 15 km od Janowa Podlaskiego w terminie pomiędzy 3 a 14 września 2012 roku, w dniu roboczym wybranym przez Zamawiającego, czas trwania: godz. 10.00 - 16.00. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: aZapewnienie sali konferencyjnej oraz pomieszczeń pomocniczych dla grupy 50 osób - sala klimatyzowana, z odpowiednią liczbą stołów i krzeseł, zgodnie ze wskazaną liczbą uczestników. Ustawienie krzeseł teatralne oraz stół prezydialny. Sala musi być odpowiednio oznakowana przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym. W trakcie realizacji zamówienia, w pobliżu sali konferencyjnej Wykonawca zapewni łatwo dostępną oraz dobrze oznakowaną szatnię (za rzeczy pozostawione w szatni odpowiada Wykonawca), a także toalety dla uczestników. Pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych w formie bufetu, musi być dostosowane do liczby uczestników, Zamawiający dopuszcza by przerwy kawowe oraz lunch zostały zorganizowane przy sali konferencyjnej lub w sali specjalnie do tego celu przygotowanej lub w restauracji, Wykonawca zapewni, by sala konferencyjna była przeznaczona wyłącznie na potrzeby uczestników konferencji; Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie konferencji, może dokonać przeglądu pomieszczeń, w których odbywać się będzie konferencja pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie przygotowań do konferencji; Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za organizację konferencji, ze strony Wykonawcy, z którą Zamawiający będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny. bZapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą - Wykonawca zapewni rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie), flipchart z kompletami kolorowych pisaków i zapasem papieru, nagłośnienie; Wykonawca będzie odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas konferencji; Zamawiający przed rozpoczęciem, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń. cObsługa konferencji - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie obsługi: co najmniej 2 osób do obsługi recepcji, w tym 1 osoby ds. technicznych; obsługa organizacyjna konferencji przez cały czas jej trwania, prowadzenie listy obecności uczestników z odpowiednim oznakowaniem zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę firmy/instytucji, zajmowane stanowisko, podpis; oryginalna wersja listy obecności zostanie przekazana Zamawiającemu po konferencji; zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektu i pomieszczenia, w którym odbywać się będzie konferencja, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nim uczestników konferencji i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji; stała kontrola przebiegu konferencji, w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu). dZapewnienie prelegenta - Wykonawca zapewni udział merytoryczny prelegenta - osoby posiadającej tytuł naukowy, który przedstawi min. 2 godzinny wykład na temat obszarów NATURA 2000; Wykonawca zapewni, aby prelegent posiadał niezbędną wiedzę merytoryczną i przygotował prezentację w formie elektronicznej wyświetlaną podczas konferencji na ekranie oraz w formie papierowej - w ilości dostosowanej do liczby uczestników konferencji; Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji wyboru prelegenta, którego Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej na 14 dni przed terminem organizacji szkolenia, biorąc pod uwagę jego doświadczenia jako wykładowcy; Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przebieg merytoryczny wykładu prelegenta. eZapewnienie cateringu - do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie): serwis kawowy przed rozpoczęciem spotkania, przerwa kawowa, obiad, dostosowanego do liczby 50 osób uczestniczących w konferencji Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz szklanek na stół prezydialny Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W ramach obiadu Wykonawca zapewni, co najmniej: zakąski zimne, zupę, danie główne, sałatki (minimum dwa rodzaje), deser, świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe. W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wyroby cukiernicze (minimum dwa rodzaje), owoce. Godziny organizacji przerwy kawowej i obiadu zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg konferencji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 10 dni przed terminem konferencji
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 799500008
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.drohiczyn.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach