Przetargi.pl
Kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pn. Atrakcyjność gospodarcza Białegostoku

Miasto Białystok ogłasza przetarg

  • Adres: 15-950 Białystok, ul. Słonimska 1
  • Województwo: podlaskie
  • Telefon/fax: tel. 085 869 60 02 , fax. 085 869 62 65
  • Data zamieszczenia: 2014-03-17
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Miasto Białystok
    ul. Słonimska 1 1
    15-950 Białystok, woj. podlaskie
    tel. 085 869 60 02, fax. 085 869 62 65
    REGON: 00051500000000
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.bialystok.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pn. Atrakcyjność gospodarcza Białegostoku
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji pn. Atrakcyjność gospodarcza Białegostoku w dniach 12-13 czerwca 2014 r. połączonej ze spotkaniem kierowników Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji Ambasad RP w dniach 12-13 czerwca 2014 r. w ramach projektu pn. Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora we współpracy z Suwalską Specjalną Strefą Ekonomiczną S.A. Zakres zamówienia obejmuje: 1. Rezerwację pokoi hotelowych jednoosobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania, dla maksymalnie 70 wskazanych uczestników konferencji na nocleg z 12 na 13 czerwca 2014 r. w hotelach trzy- lub czterogwiazdkowych znajdujących się w ścisłym centrum Białegostoku. W cenę pokoju ma być wliczony dostęp do Internetu oraz śniadanie w restauracji hotelowej. 2. Zapewnienie transportu w dniach 12-13 czerwca 2014 r.: Wykonawca zaplanuje i zapewni odbiór maksymalnie 70 osób z siedziby Ministerstwa Gospodarki w Warszawie w dniu 12 czerwca 2014 r. oraz przewiezienie we wskazane miejsca w Białymstoku, transport z hotelu do i z miejsca gdzie odbywać się będzie uroczysta kolacja; w dniu 13 czerwca (piątek) przewozy osób między hotelami a miejscem konferencji oraz transport w czasie wizyt studyjnych na terenie miasta i okolic (maksymalnie 4 busy 20 osobowe), - przewóz maksymalnie 70 osób ze wskazanych miejsc w Białymstoku pod siedzibę Ministerstwa Gospodarki w Warszawie (lub w inne wskazane miejsce w Warszawie). 3. Zapewnienie materiałów konferencyjnych: Wykonawca opracuje projekty graficzne (format gif oraz tekst) oraz dostarczy do wskazanych miejsc następujące materiały informacyjne: 1) zaproszenia i program konferencji (150 szt.). 2) Wykonawca wgra na nośniki USB z odpowiednimi logami materiały zapewnione przez Zamawiającego w formie elektronicznej (150 szt.), 3) po 150 szt.: imiennych identyfikatorów dla uczestników spotkań: badge i smycz, toreb papierowych na materiały konferencyjne z logami, notatnik w formacie A4 min. 60 kartek, długopisów; zestawów upominkowych regionalnych VIP w ilości 70 szt. (produkty regionalne województwa podlaskiego). 4. Wyposażenie i obsługa techniczna: 1) w dniu 12 czerwca 2014 r. przewidywana liczba uczestników konferencji maksymalnie 150 osób. Wykonawca wynajmie i opłaci koszty wynajmu obiektu, w którym odbędzie się uroczysta kolacja, po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia części oficjalnej kolacji w ww. miejscu, tj. techniczne wyposażenie konferencyjne i obsługa konferencji. 2) w dniu 13 czerwca 2014 r. przewidywana liczba uczestników konferencji maksymalnie 150 osób. Konferencja odbędzie się w obiekcie: Białostocki Park Naukowo-Technologiczny (BPN-T) w Białymstoku. Wykonawca zarezerwuje i opłaci koszty wynajmu obiektu, 3) Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia konferencji w ww. miejscu w tym: meble konferencyjne, wyposażenie sekretariatu konferencji umiejscowionego przy sali konferencyjnej, wyposażenie recepcji konferencji, techniczne wyposażenie konferencyjne i obsługa konferencji, środki audiowizulane, technika sceniczna. Wykonawca zapewni aranżację wnętrz, uwzględniającą kompozycje z świeżych kwiatów ciętych zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania fotograficznego konferencji aparatem cyfrowym oraz przekazanie tych materiałów Zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 3 dni po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona co najmniej 100 zdjęć z przebiegu konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z odpowiednimi służbami w zakresie bezpieczeństwa. 5. Zapewnienie cateringu i obsługi: Świadczenie usługi cateringowej w dniach 12-13 czerwca 2014 r.: 1) uroczysta kolacja w dniu 12 czerwca 2014 r. Menu kolacji powinno zawierać: dania gorące, przystawki zimne, sałatki, dodatki, desery, napoje zimne, napoje gorące; 2) usługi cateringowe w trakcie konferencji w dniu 13 czerwca 2014 r. Menu przerwy kawowej powinno zawierać desery oraz napoje gorące wraz z dodatkami, napoje zimne; 3) usługi cateringowe w trakcie konferencji w dniu 13 czerwca 2014 r. Menu na jedną osobę podczas przerwy na lunch powinno zawierać: dania gorące, dodatki do dań gorących, inne przystawki, w tym sałatki, desery, napoje gorące wraz z dodatkami, napoje zimne; 4) Zamawiający wymaga, by podczas trwania konferencji w dniach 12-13 czerwca 2014 r. przez cały czas były dostępne napoje ciepłe i zimne w miejscu realizacji ww. wydarzenia. 5) w sytuacji, gdy usługi cateringowe będą świadczone w miejscach nie przystosowanych, tj. bez zaplecza gastronomicznego w dniach 12 i 13 czerwca 2014 r. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia - zapewnienia stołów, na których rozstawione zostaną potrawy, liczba stołów musi być dostosowana do liczby uczestników konferencji oraz do wielkości sali. Stoły powinny być nakryte białymi obrusami, zastawą składającą się z jednolitej porcelany gastronomicznej, z czystego białego szkła, bez napisów oraz udekorowane żywymi kwiatami. W dniu 13 czerwca 2014 r. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia stolików 4-6 osobowych z krzesłami w ilości 80 sztuk i rozstawienie ich w miejscu przeznaczonym do konsumpcji. Miejsce lunchu w dniu 13 czerwca 2014 r. - pomieszczenia Stadionu Miejskiego przy ul. Słonecznej 1 zostanie zarezerwowane i opłacone w porozumieniu z Zamawiającym. Wykonawca zarezerwuje i opłaci koszty wynajmu obiektu. 6. Koordynację przygotowań i realizację konferencji, a w szczególności: Wykonawca jest zobowiązany do konsultacji z Zamawiającym procesu realizacji całości usługi oraz sprawowania nadzoru nad całością przebiegu wydarzeń. W tym celu Wykonawca zapewni koordynatora (lub koordynatorów), który będzie zobowiązany do koordynacji całości usługi oraz stałego kontaktu z Zamawiającym, współpracy przez cały okres realizacji zamówienia z przedstawicielami: 1) obiektu, w którym odbywa się konferencja (m.in. w zakresie koordynacji prac montażowych), 2) hoteli, 3) firmy cateringowej, 4) firmy odpowiedzialnej za obsługę techniczną, 5) firmy transportowej; osobistej obecności w trakcie każdego z wydarzeń objętego przedmiotem zamówienia oraz reagowania w przypadku spostrzeżenia nienależytego wykonywania zamówienia. Osobista obecność nie dotyczy realizacji usługi transportowej. Wykonawca zapewni stałą obecność personelu technicznego (co najmniej dwóch osób). 7. Wymagania dodatkowe: Zapewnienie wszystkim wyjeżdżającym zimnych napojów na czas podróży z i do Warszawy. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca w których realizowane będą wydarzenia konferencji oraz wykonanie materiałów promocyjnych jak i identyfikatorów dla prelegentów i uczestników zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS. Na dwa dni przed planowaną konferencją odbędzie się próba generalna wydarzenia. Zapewnienie części kulturalno-artystycznej regionalnej w trakcie uroczystej kolacji w dniu 12.06.2014 r. Integralną częścią kolacji powinna być dwugodzinna oprawa artystyczno-muzyczna zawierająca występ muzyczny bądź muzyczno-wizualny. Propozycja do uzgodnienia z Zamawiającym.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 799520002
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: Każda oferta musi być zabezpieczona wadium o wartości: 3 000,00 zł. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg ograniczony
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: nie dotyczy
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach