Przetargi.pl
Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność – świadczenie usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą

Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność ogłasza przetarg

  • Adres: 00-108 Warszawa, ul. Zielna
  • Województwo: mazowieckie
  • Telefon/fax: tel. 22 39 57 600 , fax. 22 39 57 601
  • Data zamieszczenia: 2017-11-28
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność
    ul. Zielna 37
    00-108 Warszawa, woj. mazowieckie
    tel. 22 39 57 600, fax. 22 39 57 601
    REGON: 360483100
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.enrs.eu
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Państwowa Instytucja Kultury

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność – świadczenie usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia:
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym: 1.1. Wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych, 1.2. Wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, 1.3. Wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczanie biletów autokarowych (autokar, autobus, bus) na trasach krajowych i zagranicznych, 1.4. Wyszukiwanie, dokonywanie rezerwacji i wykup oraz dostarczanie voucherów na noclegi (hotel, pensjonat, hostel i inne) w kraju i za granicą. 2. Usługi rezerwacji i sprzedaży biletów obejmują: 2.1. Wyszukiwanie ofert połączeń lotniczych na trasach europejskich, pozaeuropejskich i krajowych w klasie ekonomicznej (z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko-kosztowych); 2.2. Dokonywanie rezerwacji biletów lotniczych w Polsce i za granicą po ustalonych przez Zamawiającego stawkach na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych; 2.3. Wyszukiwanie ofert połączeń kolejowych na trasach w Polsce i za granicą w klasie wskazanej przez Zamawiającego; 2.4. Wyszukiwanie ofert połączeń autokarowych (autokar, autobus, bus) na trasach w Polsce i za granicą; 2.5. Pośredniczenie w sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych (autokar, autobus, bus), dokonywanie opłat, pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat; 2.6. Zapytanie rezerwacyjne zgłoszone za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie zawierające: 2.6.1. Imię i nazwisko osoby, na rzecz której dokonywana jest rezerwacja, 2.6.2. Terminy lotów lub połączeń, 2.6.3. Lokalizację wylotu i lotu powrotnego lub połączenia wraz z preferowanymi godzinami odlotów lub wyjazdów, 2.7. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wariantów połączeń wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w ciągu 3 godzin od otrzymania zapytania o rezerwację. 2.8. Warianty połączeń będą zawierały wskazanie: 2.8.1. co najmniej 3 propozycje połączeń lotniczych wraz z informacjami o ilości ewentualnych przesiadek, chyba że dla danej podróży, w danym terminie i na danej trasie występują mniej niż trzy propozycje – wówczas wykonawca przedstawia je wszystkie informując o tej okoliczności Zamawiającego. 2.8.2. co najmniej 2 propozycje połączeń kolejowych/autokarowych (autokar, autobus, bus) wraz z informacjami o ilości ewentualnych przesiadek, chyba że dla danej podróży, w danym terminie i na danej trasie występują mniej niż dwie propozycje – wówczas wykonawca przedstawia jedną informując o tej okoliczności Zamawiającego. 2.8.3. datę, godzinę oraz miejsce wylotu oraz lotu powrotnego, 2.8.4. godzinę, o której pasażer musi się pojawić na odprawie 2.8.5. całkowitą cenę biletu wraz z opłatą transakcyjną, 2.8.6. pozostałe informacje, zgodnie z zapytaniem o rezerwację 2.9. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji (faks lub e-mail). 2.10. Dostarczenie drogą elektroniczną na adres e-mailowy wskazany przez Zamawiającego, w ciągu 24 godzin zamówionych dokumentów w postaci: 2.10.1. rezerwacji elektronicznej (w przypadku dokonania rezerwacji), 2.10.2. biletu elektronicznego (w przypadku wykupienia biletu); 2.10.3. przypomnienia o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, w czasie umożliwiającym dokonanie bezkosztowej zmiany lub anulacji rezerwacji. 2.11. Wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach/wykupionych biletach (w tym możliwość rezygnacji z biletu), zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich przewoźników. 2.12. Bezkosztowe anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji terminie. 2.13. Realizację przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych kosztów, w szczególności kosztów związanych z obowiązującymi przepisami krajów docelowych. 2.14. Nieobciążanie Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie trasy, terminu lotu lub przejazdu oraz rezygnacji z lotu lub przejazdu przed określonym terminem oraz dokonywanie zwrotu kosztu za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń, pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej. 2.15. Nieobciążanie Zamawiającego kosztami różnic kursowych i innych opłat bankowych w przypadku rezerwacji i sprzedaży biletów zagranicznych. Wszelkie uzgodnienia i rozliczenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 2.16. Wykonawca zobowiązuje się, że bazowa cena biletu będzie obowiązującą w chwili tworzenia rezerwacji w systemach rezerwacyjnych przewoźnika (w uzasadnionych wypadkach zmiana ceny może być wprowadzona po uzyskaniu zgody Zamawiającego). 2.17. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania najniższych cen z uwzględnieniem cen promocyjnych przewoźnika w danym terminie z zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu podróży. 2.18. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia stałego dyżuru opiekuna Zamawiającego, dostępnego przez 7 dni w tygodniu przez całą dobę, w razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego najpóźniej na 5 dni przed planowaną podróżą/rezerwacją w celu zapewnienia stałej opieki oraz natychmiastowej reakcji na potrzebę rezerwacji dadatkowego biletu bądź zmiany trasy, celu podróży. 2.19. Zamawiający jest uprawniony zgłosić zapotrzebowanie na dyżur opiekuna, o którym mowa w punkcie powyżej, do 10 (dziesięciu) razy w trakcie obowiązywania Umowy. Jednorazowo dyżur może trwać do 4 dni . 3. Usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych obejmują: 3.1. Wyszukiwanie ofert hoteli, pensjonatów, hosteli. 3.2. Dokonywanie rezerwacji miejsc noclegowych (hotel, pensjonat, hostel) w Polsce i za granicą w wybranych i po ustalonych przez Zamawiającego stawkach. 3.3. Pośredniczenie w sprzedaży miejsc noclegowych (hotel, pensjonat, hostel), dokonywanie opłat, pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat. 3.4. Dokonywanie rezerwacji i pośredniczenie w sprzedaży usług dodatkowych w obiekcie np. dodatkowe wynajęcie sali konferencyjnej, miejsca parkingowego lub innych usług świadczonych w obiekcie 3.5. Zapytanie o rezerwację zgłoszone za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie obejmuje: 3.5.1. Imię i nazwisko osoby, na rzecz której dokonywana jest rezerwacja 3.5.2. Terminy pobytu 3.5.3. Ilość i rodzaj pokoju/pokoi 3.5.4. Wymaganą kategorię obiektu i jego lokalizację. Lokalizacja określona będzie obszarem wyrażonym w promieniu kilometrów od miejsca organizacji spotkania lub wydarzenia na terenie Polski lub za granicą, ewentualnie dodatkowe, istotne informacje dotyczące godziny przyjazdu, alergii, niepełnosprawności, śniadania w cenie noclegu (Zamawiający zastrzega, że śniadanie musi być podane w obiekcie, w którym rezerwowane są pokoje lub miejsca noclegowe), specjalne potrzeby np. dodatkowe wynajęcie Sali konferencyjnej, miejsca parkingowego lub innych usług świadczonych w obiekcie. 3.6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wariantów obiektów wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w ciągu 24 godzin od otrzymania zapytania o rezerwację. 3.7. Warianty obiektów będą zawierały wskazanie: 3.7.1. co najmniej 3 propozycje obiektu lub obiektów ze wskazaniem kategorii obiektu, chyba że dla danej podróży, w danym terminie i we wskazanej lokalizacji występują mniej niż trzy propozycje – wówczas wykonawca przedstawia je wszystkie informując o tej okoliczności Zamawiającego. 3.7.2. ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych, 3.7.3. termin pobytu, 3.7.4. całkowitą cenę usługi, 3.7.5. pozostałe informacje dotyczące usługi, zgodnie z zapytaniem o rezerwację. 3.7.6. Termin w jakim można dokonać bezkosztowej zmiany/anulacji rezerwacji ( nie dłuższy niż 3 doby ) 3.8. Zamawiający dokona potwierdzenia rezerwacji (faks lub e-mail), które będzie równoznaczne z zamówieniem usługi hotelarskiej, zgodnie z warunkami rezerwacji. 3.9. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji uzyskanej od obiektu (faks lub e-mail). 3.10. Wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach (w tym możliwość rezygnacji z pobytu) będzie odbywać się zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich obiektów noclegowych. 3.11. Zmiany w dokonanej rezerwacji ( zmiany w ilości rezerwacji ) w terminie do 3 dób przed datą bezkosztowej anulacji traktowane są jako jedna rezerwacja i z tego tytułu Wykonawca nie naliczy kosztów opłaty transakcyjnej jak za kolejną rezerwację. 3.12. Wykonawca zobowiązany jest do nieobciążania Zamawiającego kosztami różnic kursowych i innych opłat bankowych w przypadku rezerwacji i sprzedaży zagranicznych miejsc hotelowych. Wszelkie uzgodnienia i rozliczenia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 3.13. Zamawiający podaje następujące kryteria dotyczące rezerwacji usług noclegowych: 3.13.1. Rezerwacje pokoi jednoosobowych i dwuosobowych. 3.13.2. (***) trzy gwiazdki, (****) cztery gwiazdki, (*****) pięć gwiazdek w zależności od indywidualnego zapotrzebowania Zamawiającego oraz kraju zakwaterowania. 3.13.3. Zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie na terenie Polski oraz za granicą. 3.13.4. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika. 3.13.5. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. 3.13.6. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie. 3.13.7. Zamawiający określi każdorazowo szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także dodatkowych ewentualnych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi. 3.13.8. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie w danej lokalizacji obiekty. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach danego hotelu/hostelu/pensjonatu wskazanego przez Zamawiającego. 3.13.9. Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu obiekty położone jak najbliżej wskazanej lokalizacji, chyba, że z przyczyn niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe. 4. Wymagania dodatkowe: 4.1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przydzielił osobę (tzw. Opiekuna) odpowiedzialną za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia oraz przekazał bezpośrednie dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres email) Opiekuna Zamawiającemu. 4.2. Osoba wyznaczona jako opiekun klienta musi posługiwać się biegle językiem polskim oraz angielskim umożliwiającym bezproblemowe kontaktowanie się z przewoźnikami lotniczymi oraz hotelami w krajach Europejskich 4.3. W razie nieobecności Opiekuna wyznaczone zostanie zastępstwo w postaci osoby posiadającej podobne umiejętności w zakresie rezerwacji usług objętych umową z Zamawiającym oraz wiedzę na temat realizacji podpisanej z Zamawiającym umowy. 4.4. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym w zakresie reklamacji (zmniejszenia kosztów) dotyczących usterek i uchybień w realizacji usług ze strony linii lotniczych oraz hoteli (np. niedziałająca klimatyzacja w pokoju hotelowym, zniszczenie bagażu podróżnego przez linię lotniczą ) 4.5. Wykonawca zobowiązany jest do comiesięcznego (na koniec miesiąca kalendarzowego) przekazywania Zamawiającemu raportów (za pośrednictwem poczty elektronicznej) na których widnieć będzie zestawienie wystawionych przez Wykonawcę Zamawiającemu faktur VAT, zwanych dalej w skrócie FV, za usługi opisane w pkt. 1-2 powyżej rosnąco, od pierwszej FV wystawionej od początku trwania świadczenia usług opisanych w pkt. 1-2 powyżej do ostatniej faktury w miesiącu, którego zestawienie będzie dotyczyć. Zestawienie to powinno zawierać co najmniej: 4.5.1. datę oraz wartość wystawionej FV za dokonaną rezerwację i sprzedaż usługi, 4.5.2. Dane osób które wykorzystały usługę hotelową oraz bilety lotnicze (w formie zestawienia) a także listę osób które wykupionych usług noclegu i lotu nie wykorzystały ( w formie zestawienia). 4.6. Oferowana wysokość każdorazowej opłaty za realizację usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych, obejmuje jednostkowe zlecenie złożone przez Zamawiającego, niezależnie od liczby osób, na rzecz których została dokonana rezerwacja i sprzedaż i niezależnie od długości pobytu. 4.7. Składanie rezerwacji na realizację usługi sprzedaży biletów i miejsc hotelowych będzie się odbywało za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie przez osoby, o których mowa w § 5 Umowy.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63500000-4
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.2. Warunki udziału
  • Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej jedną usługę, posiadającą następujące cechy: wartość co najmniej 100 tys. zł brutto, przez co należy rozumieć całkowite wynagrodzenie wykonawcy obejmujące zarówno cenę usługi rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów/usług hotelowych; w ramach usługi dokonano rezerwacji co najmniej 70 biletów lotniczych oraz co najmniej 50 rezerwacji miejsc hotelowych poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach