Artykuł autora: Paweł Sendrowski
W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający może żądać, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 t.j.) – zwanej dalej Ustawą, tzw. „progi unijne” żąda oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Wykaz dokumentów, których może żądać Zamawiający określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r., Nr 226, poz. 1817) – zwane dalej Rozporządzeniem.
Wymienione w Rozporządzeniu dokumenty stanowią katalog zamknięty, zatem Zamawiający nie może wymagać od Wykonawców innych dokumentów, jak również nie może wymagać, aby treść tych dokumentów odbiegała od dyspozycji zawartych w Rozporządzeniu (wyrok KIO z dnia 22 stycznia 2010 roku, KIO/UZP 1723/09).
Uprawnienie Zamawiającego do żądania oświadczeń i dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie oznacza jego pełnej swobody. Zwraca się uwagę, iż muszą to być dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Zatem, Zamawiający konkretyzując w postępowaniu warunki udziału w postępowaniu oraz określając wykaz dokumentów, których żąda od Wykonawców, powinien wziąć pod uwagę charakter postępowania, jego cel oraz specyfikę.
Rozporządzenie jako z jeden dokumentów, których Zamawiający może żądać od Wykonawców, potwierdzających spełnianie określonych przez niego warunków udziału w postępowaniu, wskazuje wykaz robót budowlanych wraz dokumentami potwierdzającymi, że roboty zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone, a w przypadku usług lub dostaw wykaz wykonanych dostaw lub usług (w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych) wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi lub dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
W praktyce przyjęto, iż Wykonawcy do oferty w ww. zakresie przedkładają tzw. referencje. Nie ulega jednak wątpliwości, iż ustawodawca pozostawił Wykonawcom dowolność, co do formy i treści tegoż dokumentu, z zastrzeżeniem, że z dokumentu takiego wynika wykonanie określonych robót budowlanych, dostaw lub usług zgodnie z przyjętym zobowiązaniem umownym. Dlatego dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie umowy mogą być nie tylko referencje, ale także np.: protokoły zdawczo – odbiorcze lub faktury. Zamawiający zatem nie może żądać od Wykonawców przedłożenia referencji, nie uznając innych dokumentów, które potwierdzałyby, iż zamówienia zostało wykonane należycie.
Kwestią często problematyczną, wymagającą wyjaśnienia jest cel żądania przez Zamawiającego tzw. referencji. Otóż, dokument referencji (lub jakikolwiek inny dokument potwierdzający należyte wykonanie robót budowlanych, usługi lub dostawy) nie służy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzeniu spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu. Taki dokument służy jedynie potwierdzeniu należytego wykonania zamówienia (wyrok KIO z dnia 7 września 2009 roku, KIO/UZP 1092/09). Natomiast dokumentem służącym do potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu jest wyłącznie oświadczenie Wykonawcy, składane w formie wykazu robót budowlanych, usług lub dostaw. W związku z powyższym Zamawiający w postępowaniu nie może zarzucić Wykonawcy, na podstawie załączonych przez niego referencji, iż nie spełnia on warunku udziału w postępowaniu. Przyjmuje się, iż oświadczenie składane przez Wykonawcę (w formie wykazu) może mieć szerszy zakres niż wynika to z treści załączonych referencji. Jedynie w sytuacji, w której zachodziłaby sprzeczność pomiędzy oświadczeniem Wykonawcy, a dokumentem referencji, co sugerowałoby, iż informacje zawarte w oświadczeniu nie są zgodne ze stanem faktycznym, Zamawiający mógłby kwestionować referencje lub złożone oświadczenie.
W przypadku złożenia przez Wykonawcę nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania, Zamawiający zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt. 3 Ustawy wyklucza z postępowania takiego Wykonawcę. Jednakże przed podjęciem decyzji o wykluczeniu Wykonawcy z postępowania, Zamawiający powinien w sposób nie budzący wątpliwości wykazać podanie przez niego nieprawdziwych informacji.
Co do treści referencji, to zgodnie z dyspozycją zawartą w Rozporządzeniu mają one potwierdzić jakość wykonywanych robót budowlanych, usług, dostaw. W wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 października 2009 roku (KIO/UZP 1221/09) orzeczono, że w dokumentach referencji nie wymaga się potwierdzenia ilości i rodzaju usług, co należy do obowiązku Wykonawcy, aby uczynił to w wykazie usług. To w wykazie Wykonawca ma obowiązek udowodnić Zamawiającemu, iż spełnia określone przez niego warunki udziału w postępowaniu.
Podobne stanowisko zajęła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 4 grudnia 2009 roku (KIO/UZP 1500/09), w którym stwierdzono, że wszelkie dodatkowe informacje potwierdzające oświadczenie Wykonawcy w wykazie dostaw, są przez Zamawiających mile widziane, jednakże nie są one obowiązkowe, a zadaniem referencji jest wyłącznie potwierdzenie należytego wykonania umowy.
Dodatkowo, w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej podkreśla się, że dokument referencji nie musi zawierać w sobie ściśle określonych sformułowań, czy wyrażeń o pozytywnym zabarwieniu.
Przyjmuje się ponadto, iż dokument referencji jest oświadczeniem wiedzy, a nie oświadczeniem woli, dlatego niezasadne jest badanie przez Zamawiającego, czy został on podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu. Nawet w sytuacji, w której referencje wystawione są przez osobę, która takiego formalnego uprawnienia nie posiada, Zamawiający nie ma podstaw do wykluczenia Wykonawcy z tego właśnie powodu (wyrok KIO z dnia 23 września 2009 roku, KIO/UZP 1158/09).
Autor: Paweł Sendrowski