Artykuł autora: Paweł Sendrowski
Zamawiający może dokonać oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia jedynie na podstawie oświadczeń i dokumentów składanych przez Wykonawcę. W sytuacji, gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza tzw. „progi unijne” (tj. wartość zamówienia jest równa lub przekracza równowartość kwoty 137.000,00 euro lub 206.000,00 euro dla dostaw bądź usług oraz 5.150.000,00 euro dla robót budowlanych, a w przypadku zamówień sektorowych równowartość 422.000,00 euro dla dostawy lub usług) Zamawiający obligatoryjnie żąda od Wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż ww. kwoty, wówczas Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do żądania dokumentów, z którego jednak może nie skorzystać.
Zakres dokumentów, których Zamawiający może żądać od Wykonawcy oraz ich formę, określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (zwanej w treści ustawą). W postępowaniu Zamawiający zatem może żądać wyłącznie dokumentów przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania.
W sytuacji, gdy Zamawiający żąda od Wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, wykraczających poza zamknięty katalog dokumentów wskazany w rozporządzeniu, wówczas Wykonawcy mogą skorzystać ze środków ochrony prawnej.
Możliwość uzupełnienia dotyczy dokumentów i oświadczeń składanych na potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu (tzn. dokumentów dotyczących właściwości podmiotu), oraz dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania Zamawiającego (tzn. dokumentów odnoszących się do przedmiotu oferty).
Ustawodawca dążąc do wyeliminowania sytuacji, w której braki formalne powodują wykluczenie Wykonawców składających korzystne (ze względu na kryteria oceny) oferty, w art. 26 ust. 3 ustawy przewidział możliwość uzupełniania dokumentów i oświadczeń. Po ostatniej nowelizacji ustawy, która weszła w życie dnia 24 października 2008 roku, zmienił się również ww. przepis. W obowiązującym brzmieniu Zamawiający wzywa do uzupełnienia Wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli wymaganych oświadczeń lub dokumentów, jak również pełnomocnictw albo złożyli oświadczenia, dokumenty lub pełnomocnictwa zawierające błędy. W poprzednim kształcie przepis ten nie przewidywał możliwości uzupełniania pełnomocnictw lub wadliwie złożonych pełnomocnictw, co rodziło liczne i uzasadnione wątpliwości.
Zgodnie z dyspozycją omawianego przepisu Zamawiający ma obowiązek wezwać do uzupełniania lub złożenia brakujących dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania (tj. zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 93 ustawy). W tych dwóch przypadkach uzupełnianie dokumentów staje się bezprzedmiotowe. Nałożenie na Zamawiającego obowiązku uzupełniania dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw, jest wyrazem dążenia ustawodawcy do respektowania zasady równego traktowania Wykonawców oraz uniemożliwia podejmowanie przez Zamawiający arbitralnych decyzji w przedmiocie wzywania do uzupełnienia.
Analizując art. 26 ust. 3 ustawy, należy również zwrócić uwagę na kolejną, bardzo istotną zmianę. Mianowicie, złożone na wezwanie oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez określonego Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. W poprzednim brzmieniu tego przepisu ustawodawca wymagał, aby dokumenty potwierdzały spełnianie nałożonych warunków nie później niż w dniu wyznaczonym przez Zamawiającego jako termin uzupełnienia. Powyższa zmiana eliminuje sytuacje, w których np. w dniu otwarcia ofert Wykonawca nie dysponuje żądanym dokumentem, a zamierza dopiero o niego wystąpić. Można stwierdzić, że obecnie art. 26 ust. 3 ustawy to raczej „furtka dla spóźnialskich”, którzy dysponują określonymi dokumentami, jednakże zapomnieli je do oferty załączyć.
Uzupełnienie powinno dotyczyć zarówno dokumentów wystawianych przez właściwe organy, jak również dokumentów sporządzanych samodzielnie przez Wykonawcę.
Zamawiający poza obowiązkiem żądania uzupełnienia dokumentów, na podstawie art. 26 ust. 4 w wyznaczonym przez siebie terminie wzywa także Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów. Możliwość żądania wyjaśnień nie oznacza dla Zamawiającego uprawnienia do domagania się jakichkolwiek dodatkowych dokumentów, w szczególności Zamawiający, który wobec Wykonawcy powziął wątpliwość co do rzetelności oświadczeń, nie może (jeżeli nie żądał tego wszczynając postępowania) zwrócić się o przedłożenie dokumentów potwierdzających spełnianie kwestionowanego warunku (Dzierżanowski W., Jerzykowski J., Stachowiak M., Prawo zamówień publicznych. Komentarz, LEX, 2007, wyd. III).
Odnosząc się do kwestii żądania przez Zamawiającego wyjaśnień, Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 20 czerwca 2008 roku stwierdziła, iż postępowanie określone w trybie art. 26 ust. 4 ustawy jest obligatoryjne w sytuacji, gdy złożone dokumenty budzą uzasadnione wątpliwości.
Na zakończenie należy podkreślić, iż Zamawiający w toku postępowania może tylko jeden raz wystąpić do Wykonawcy o uzupełnienie oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, a gdy Wykonawca na wezwanie nie odpowie, Zamawiający zmuszony jest do wyciągnięcia w stosunku do niego konsekwencji wynikających z ustawy.
Autor: Paweł Sendrowski