Przetargi.pl
Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Gmina Brwinów ogłasza przetarg

  • Adres: 05-840 Brwinów, ul. Grodziska 12
  • Województwo: mazowieckie
  • Telefon/fax: tel. 7382567 , fax. 7295940
  • Data zamieszczenia: 2012-02-03
  • Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Sekcja I - Zamawiający

  • I.1. Nazwa i adres: Gmina Brwinów
    ul. Grodziska 12 12
    05-840 Brwinów, woj. mazowieckie
    tel. 7382567, fax. 7295940
  • Adres strony internetowej zamawiającego: www.brwinow.pl
  • I.2. Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Sekcja II - Przedmiot zamówienia, przetargu

  • II.1. Określenie przedmiotu zamówienia
  • II.1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
    Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
  • II.1.2. Rodzaj zamówienia: usługi
  • II.1.3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
    Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Zamówienie jest częścią Projektu Funduszu Spójności nr POIS.01.01.00-00-122/09 Czyste Życie- kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie gminy Brwinów realizowanego w ramach POIiŚ. 1. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Doradztwo w zakresie zarządzania i administrowania Projektem: a) przeprowadzenie oceny wstępnej, w szczególności: - opracowanie systemu identyfikacji i kontroli ryzyk Projektu wraz z określeniem sposobu ich rozwiązywania, - opracowanie list sprawdzających do bieżącej kontroli i nadzoru prawidłowej realizacji Projektu, - dokonanie, na podstawie wymagań IZ i IP określonych w obowiązujących dokumentach, przeglądu i oceny procedur stosowanych przez JRP oraz Zamawiającego i przedłożenie projektów zmiany procedur, jakie winny być stosowane przez JRP, - przegląd oraz aktualizacja procedur archiwizacji wszelkich dokumentów JRP oraz korespondencji, w tym elektronicznej, - dokonanie przeglądu i oceny istniejącego systemu księgowości w celu stwierdzenia jego zgodności z wymogami prawa i umowy o dofinansowanie, - jako rezultat wspomnianego w podpunkcie wyżej przeglądu opracowanie zaleceń, jakie winne być wprowadzone do stosowanego systemu księgowości i do obowiązujących procedur JRP, - sprawdzenie stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie. Termin wykonania: dwa miesiące licząc od dnia podpisania Umowy. b) przeprowadzenie oceny rocznej, w szczególności: - analiza zdarzeń rzeczowo - finansowych w ciągu analizowanego roku wraz ze zdarzeniami w otoczeniu Projektu a mającymi wpływ na jego realizację i osiągnięcie założonych efektów, - identyfikacja zagrożeń i analiza ryzyka, - wnioski i zalecenia niezbędnych działań dla JRP i Zamawiającego mających na celu osiągnięcie zakładanych efektów Projektu i zachowanie zgodności z założeniami określonymi w Studium Wykonalności, - ocena planowanej płynności finansowej w następnym roku realizacji wraz z zaleceniami dla JRP i Zamawiającego, - ocena wdrożenia wcześniejszych zaleceń, Termin wykonania: 45 dni po zakończeniu roku kalendarzowego objętego oceną. c) bieżące konsultacje telefoniczne bądź mailowe. 2) Doradztwo w zakresie finansowo-ekonomicznym dotyczącym Projektu: a) Konsultant przeprowadzi weryfikację analizy popytu na usługi wod.-kan. z uwzględnieniem zdolności mieszkańców do ponoszenia opłat za takie usługi (opierając się również na metodzie kalkulacji dochodu do dyspozycji na takie usługi jako procentu dochodu mieszkańców w niższych grupach dochodowych - z ang. affordability). Opracuje, przy współpracy z Zamawiającym, założenia taryfowe i uzasadnienia dla Burmistrza Gminy Brwinów, oraz zaproponuje mechanizmy wsparcia dla mieszkańców w przypadku przekroczenia progu affordability, a także wykona symulację oddziaływania implementacji takich mechanizmów na analizę finansową i ekonomiczną w Projekcie ze szczególnym uwzględnieniem wpływu na wysokość dofinansowania. Termin wykonania: 3 miesiące licząc od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wykonywania usługi, które zostanie wydane przez Zamawiającego. Polecenie Zamawiającego zostanie wydane z zachowaniem co najmniej miesięcznego uprzedzenia oraz minimum cztery miesiące przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zlecenia tego zadania bez konieczności podawania przyczyny (w postaci zaniechania wydania polecenia). Wówczas zadanie to nie będzie wchodziło w przedmiot zlecenia objętego Umową. b) Konsultant wykona badanie Studium Wykonalności w zakresie analiz finansowych, kosztów i korzyści, wrażliwości i ryzyka /pod kątem zgodności z obowiązującymi Wytycznymi MRR/ poprzez porównanie stanu istniejącego (wynikającego z bieżącej realizacji Projektu) z pożądanym (określonym w zatwierdzonej dokumentacji aplikacyjnej). Określi krytyczne oraz kluczowe zapisy i wymagania. Opracuje listę niezbędnych zmian oraz zaleceń i działań jakie powinien podjąć Zamawiający dla utrzymania wymaganej zgodności realizowanego Projektu z założeniami dokumentacji aplikacyjnej w tym zapewnienia najkorzystniejszego poziomu dofinansowania. Konsultant wykona również analizę uwag Jaspers /z Noty Działań Końcowych JASPERS/ przygotuje Zamawiającemu pisemne ustosunkowanie się do w/w Noty, zapewni pomoc przy wdrażaniu niezbędnych zaleceń. Przygotuje listę niezbędnych zmian do Studium Wykonalności, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Termin wykonania: dwa miesiące licząc od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wydanym przez Zamawiającego. Polecenie Zamawiającego zostanie wydane z zachowaniem co najmniej miesięcznego uprzedzenia oraz minimum cztery miesiące przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony. 3) Doradztwo odnośnie wypełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych: Obowiązki Zamawiającego jako Beneficjenta środków pomocowych UE wobec instytucji zewnętrznych, związane z realizacją Projektu, zostały wskazane przede wszystkim w Studium Wykonalności, Wniosku o dofinansowanie, w zawartej Umowie o dofinansowanie oraz obowiązujących wytycznych i innych związanych dokumentach. W szczególności Konsultant: a) Na bieżąco przygotuje niezbędne zalecenia dla Zamawiającego celem utrzymania zgodności realizowanego projektu z założeniami Wniosku o dofinansowanie, Studium Wykonalności, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi i innymi związanymi dokumentami. b) na bieżąco zapewni pomoc JRP w zakresie wypełnienia zobowiązań pokontrolnych. 4) Przygotowanie i prowadzenie szkoleń i kursów: Konsultant przeszkoli pracowników Zamawiającego zaangażowanych w realizację Projektu (każdorazowo maksymalnie do 5 osób). Szkolenia przygotowane zostaną w formie wykładów i/lub warsztatów. Program będzie obejmował szkolenia z każdego z punktów zakresu podanego poniżej w formie uzgodnionej wcześniej z Zamawiającym: a) szkolenie z obsługi MS Project i efektywnego wykorzystania przy realizacji projektu ( 2- dniowe z warsztatami), b) szkolenie w zakresie metodologii analizy kosztów i korzyści na potrzeby Projektu ( 2 -dniowe z warsztatami), c) przygotowanie JRP do audytu zewnętrznego ( 1-dniowe). Konsultant jest zobowiązany do zorganizowania szkoleń w siedzibie Zamawiającego, zapewnienia odpowiedniej liczby materiałów szkoleniowych oraz urządzeń multimedialnych niezbędnych do prezentacji. Przy organizowaniu szkolenia z obsługi programu MS Project, należy wziąć pod uwagę, że Zamawiający dysponuje 3 komputerami przenośnymi z zainstalowanym programem MS Project, w związku z powyższym należy zapewnić na czas szkolenia sprzęt z oprogramowaniem dla pozostałych osób biorących udział w szkoleniu. Termin wykonania: Szkolenia pracowników zostaną przeprowadzone w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, do końca 2012 r. 5) Przeliczenie luki finansowej na zakończenie Projektu Na zakończenie Projektu Konsultant dokona aktualizacji analiz finansowych wraz z przeliczeniem luki finansowej i określeniem maksymalnej kwoty dofinansowania. Termin wykonania: 2 miesiące przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony. 6) Pomoc JRP w przygotowaniu końcowego wniosku o płatność poprzez przygotowanie Raportu Końcowego Projektu. Konsultant udzieli pomocy JRP przy sporządzeniu końcowego wniosku o płatność przygotowując Raport Końcowy Projektu. Raport jest formą podsumowania i rozliczenia zarówno finansowego jak i rzeczowego projektu wraz z analizą osiągniętych efektów ekologicznych, ekonomicznych oraz społecznych. Raport jest sporządzany w polskiej wersji językowej. Konsultant musi być gotowy do wprowadzenia ewentualnych uwag Zamawiającego, WFOŚiGW, MŚ, MRR oraz MF. Ponadto w przypadku uwag z Komisji Europejskiej oczekuje się, iż wymagane korekty zostaną wykonane przez i na koszt Konsultanta. Należy przewidzieć konieczność ewentualnych spotkań wyjaśniających zespołu przygotowującego dokument z instytucjami zarządzającymi w ich siedzibach. Termin wykonania: Raport Końcowy Projektu należy złożyć w terminie do 14 dni przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla Projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony. 2. Wymagania odnośnie składania raportów. 1) Konsultant zobowiązany jest do składania następujących raportów: - Raport z przeprowadzonej oceny wstępnej realizacji Projektu, - Raport z przeprowadzonej oceny rocznej realizacji Projektu za 2012 r., - Raport z przeprowadzonej oceny rocznej realizacji Projektu za 2013 r., - Raporty kwartalne z postępu prac nad raportami rocznymi odrębnie za rok 2012 oraz za rok 2013, - Raporty z przeprowadzonych szkoleń, sporządzone odrębnie dla każdego szkolenia, - Raport z przeprowadzonej analizy Studium Wykonalności i uwag Jaspers, - Raport z przeprowadzonej analizy popytu (pod warunkiem, iż ten element usługi będzie realizowany), - Raport z przeprowadzonego przeliczenia luki finansowej na zakończenie Projektu, - Raport Końcowy Projektu,. - Raport Zakończenia, - Raport Zakończenia Umowy. 2) Każdy raport powinien zaczynać się częścią ogólną, taką samą dla wszystkich raportów. W tej części powinien być przedstawiony krótki opis Umowy Konsultanta /forma i treść do uzgodnienia z Zamawiającym/ oraz rozdzielnik dokumentu. 3) Raport z przeprowadzonej oceny wstępnej - część merytoryczna powinna składać się z m.in. z następujących elementów: a) Oceny stopnia zaawansowania realizacji projektu, b) Analizy Procedur stosowanych w ramach Projektu wraz z propozycją zmian, c) Analizy systemu księgowości wraz zaleceniami, d) List sprawdzających do bieżącej kontroli, e) Oceny kluczowych kwestii w ramach Projektu /w tym wynikających z Noty JASPERS, f) Określenia ryzyk dla Projektu i sposobu zarządzania nimi, g) Zaleceń dla Zamawiającego celem utrzymania zgodności realizowanego projektu z założeniami Wniosku o dofinansowanie, Studium Wykonalności, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi i innymi związanymi dokumentami. 4) Raport z przeprowadzonej oceny rocznej - część merytoryczna powinna składać się z m.in. z następujących elementów: a) Oceny stopnia zaawansowania realizacji projektu, b) Analiza ryzyka z uwzględnieniem upływu czasu od rozpoczęcia Projektu, c) Wnioski i zalecenia dla JRP mające na celu zwiększenie efektywności działań, zmierzających do osiągnięcia założonych celów i trwałości Projektu, d) Analiza płynności finansowej Projektu, e) Zaleceń dla Zamawiającego celem utrzymania zgodności realizowanego projektu z założeniami Wniosku o dofinansowanie, Studium Wykonalności, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi i innymi związanymi dokumentami, f) Ostateczny kształt Raportu będzie przedmiotem uzgodnień między stronami. 5) Raport z przeprowadzonego szkolenia jest sprawozdaniem z przeprowadzonego szkolenia i winien zawierać podstawowe informacje takie jak: miejsce i czas przeprowadzenia szkolenia, krótki opis zakresu i sposobu prowadzenia (wykład/warsztaty/ćwiczenia), dokumentację fotograficzną ze szkolenia, informację odnośnie wykładowcy, listę osób uczestniczących. Do raportu należy dołączyć materiały szkoleniowe przekazane uczestnikom ( jeśli takie były). Dla każdego szkolenia należy przedstawić osobny raport. 4) Raport z przeprowadzonej analizy Studium Wykonalności i uwag Jaspers powinien stanowić sprawozdanie z przeprowadzonych analiz. Raport powinien zawierać wszelkie przeprowadzone analizy, listy zaleceń i zmian wraz z podaniem i/lub załączeniem wykorzystywanych materiałów źródłowych na podstawie których je wykonano. 5) Raport z przeprowadzonej analizy popytu (w przypadku wykonywania tej części) powinien stanowić sprawozdanie z przeprowadzonej analizy. Raport powinien zawierać wszelkie założenia i przeprowadzone na potrzeby tego opracowania analizy, symulacje wraz z podaniem i/lub załączeniem wykorzystywanych materiałów źródłowych na podstawie których je wykonano. 6) Raport z przeprowadzonego przeliczenia luki finansowej na zakończenie Projektu powinien stanowić sprawozdanie z przeprowadzonej analizy. Raport powinien zawierać wszelkie założenia, obliczenia i przeprowadzone na potrzeby tego opracowania analizy (aktywne modele w programie Microsoft Excel z udostępnionymi Zamawiającemu formułami) wraz z podaniem i/lub załączeniem wykorzystywanych materiałów źródłowych na podstawie których je wykonano. 7) Raport Końcowy Projektu powinien mieć formę podsumowania i rozliczenia zarówno finansowego jak i rzeczowego projektu wraz z analizą osiągniętych efektów ekologicznych, ekonomicznych oraz społecznych. 8) Raport Zakończenia stanowi podsumowanie zrealizowanej umowy i powinien zawierać wskazanie rodzaju, sposobu, formy oraz dat świadczonych usług w zakresie pomocy technicznej. 9) Raport kwartalny powinien mieć formę sprawozdania z działań podejmowanych przez Konsultanta w danym kwartale niezbędnych dla przeprowadzenia oceny rocznej wraz ze wskazaniem bieżących zagrożeń i zaleceń dla JRP. 10) Terminy przekazywania i akceptacji raportów: Raporty powinny być sporządzone przez Konsultanta i przesyłane do Zamawiającego w trybie jak określono poniżej. a) Raport z przeprowadzonej oceny wstępnej należy przedstawić w terminie dwóch miesięcy licząc od dnia podpisania Umowy. b) Raport z przeprowadzonej oceny rocznej należy przedstawić w terminie 45 dni od dnia zakończenia roku kalendarzowego objętego oceną. c) Raport z przeprowadzonego szkolenia Konsultant zobowiązany jest przedstawić w terminie 7 dni po przeprowadzeniu szkolenia. d) Raport z przeprowadzonej analizy Studium Wykonalności i uwag Jaspers należy przedstawić w terminie 2 miesięcy od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wydanym przez Zamawiającego. e) Raport z przeprowadzonej analizy popytu (w przypadku wykonywania tej części) należy przedstawić w terminie 3 miesięcy od daty wyznaczonej w poleceniu rozpoczęcia wydanym przez Zamawiającego. f) Raport z przeprowadzonego przeliczenia luki finansowej na zakończenie Projektu należy przedstawić w terminie 2 miesięcy przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla Projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony. g) Raport Końcowy Projektu należy złożyć w terminie do 14 dni przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków dla Projektu. Termin ten na dzień podpisywania umowy jest określony jako 24.03.2014 r. i może być przedłużony. h) Raport Zakończenia Konsultant zobowiązany jest przedstawić w terminie 14 dni po zakończeniu ostatniej części zamówienia. i) Raport Kwartalny Konsultant zobowiązany jest przedstawić w terminie jednego miesiąca po zakończeniu kwartału. Zamawiający w terminie 30 dni od przekazania każdego raportu powiadomi Wykonawcę o przyjęciu bądź odrzuceniu otrzymanego opracowania z podaniem przyczyny odrzucenia. W przypadku odrzucenia, Wykonawca w terminie 14 dni kalendarzowych przedłoży poprawiony dokument. Poprawiony dokument traktuje się jako nowo złożony i podlega on ponownej weryfikacji. Brak uwag w tym terminie uznaje się odebranie złożonego opracowania w terminie. Niezależnie od powyższego dla Raportu Końcowego Projektu Konsultant zobowiązany będzie do wnoszenia poprawek zgłoszonych przez WFOŚiGW, MŚ, MRR oraz MF co może nastąpić w terminach późniejszych niż założone powyżej. Ilość przekazywanych egzemplarzy Konsultant powinien przekazywać raporty Zamawiającemu w 2 egzemplarzach w wersji drukowanej i elektronicznej. Cała korespondencja i dokumentacja będą sporządzane przez Konsultanta w języku polskim. Dokumenty w wersji elektronicznej dostarczane będą zgodnie pakietem Microsoft Office, a grafika w formacie JPG lub TIF. 3. Wymagania odnośnie pozostałych dokumentów Każdy inny dokument, którego obowiązek sporządzenia będzie wynikać z Umowy, Konsultant przekaże Zamawiającemu w terminie wynikającym z Umowy lub ustalonym z Zamawiającym. Zamawiający w terminie 30 dni od przekazania każdego dokumentu powiadomi Konsultanta o przyjęciu bądź odrzuceniu otrzymanego opracowania z podaniem przyczyny odrzucenia. W przypadku odrzucenia, Konsultant w terminie 14 dni kalendarzowych przedłoży poprawiony dokument. Poprawiony dokument traktuje się jako nowo złożony i podlega on ponownej weryfikacji. Brak uwag w tym terminie uznaje się odebranie złożonego opracowania w terminie. Konsultant powinien przekazywać wszelkie wymagane dokumenty Zamawiającemu w 2 egzemplarzach w wersji drukowanej i elektronicznej. Cała korespondencja i dokumentacja będą sporządzane przez Konsultanta w języku polskim w formatach jak dla raportów. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Części 3 IDW.
  • II.1.4. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 794110008
  • II.1.5. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie
  • II.1.6. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie
  • II.1.7. Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak

Sekcja III - Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym

  • III.1. Warunki dotyczące zamówienia
  • Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Sekcja IV - Procedura przetargowa

  • IV.1. Tryb udzielenia zamówienia
  • IV.1.1. Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony
  • IV.2. Kryteria oceny ofert
  • IV.2.2. Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie
  • IV.3. Informacje administracyjne
  • IV.3.1. Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.przetargi.brwinow.pl
  • IV.3.5. Termin związania ofertą, okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

Zobacz następny przetargZobacz poprzedni przetargPobierz ofertę w pliku pdfPowrót na stronę główną

Podobne ogłoszenia o przetargach